Uma da principais funções do CRM é centralizar todo o relacionamento com seus clientes, o que inclui e-mails trocados.

Em vez de fazer você acessar sua caixa de entrada e copiar o conteúdo de cada e-mail para o histórico de cada cliente se no Ploomes, nós facilitamos sua vida. O Ploomes permite que você torne este processo automático.

Como?

Nota: é recomendável criar um e-mail Ploomes antes de configurar.

No canto superior direito, em seu menu principal, você pode visualizar um envelope:

Clique nele para acessar sua caixa de e-mails do Ploomes. Antes de realizar qualquer configuração, é importante compreender como funciona nossa ferramenta para importação automática e envio de e-mails. Vamos por partes.

Importação automática de e-mails

Para guardar os e-mails enviados por seus clientes diretamente em seus históricos de forma automática, o primeiro passo é criar seu E-mail Ploomes:

A partir de agora, toda vez que você encaminhar a mensagem de um cliente para este endereço de e-mail, ela será gravada diretamente em seu histórico, já que o Ploomes consegue detectar o e-mail do remetente de forma automática.

O interessante é que a maioria dos serviços de e-mail (Outlook e Gmail, por exemplo) possui uma ferramenta de encaminhamento automático. Ou seja, você não precisará encaminhar todos os e-mails recebidos, um por um. Basta criar uma regra para que todos os e-mails que você receber sejam encaminhados para o seu E-mail Ploomes.

Mas o encaminhamento não é a única forma de enviar gravar e-mails nos históricos de seus clientes de forma automática. Ao enviar um e-mail para um cliente, você pode colocar seu E-mail Ploomes em cópia. Pronto, o histórico do seu cliente já estará atualizado. E se o seu cliente mantiver o seu e-mail Ploomes em cópia na resposta, o resultado será o mesmo: histórico do cliente atualizado de forma automática.

Envio de e-mails pelo Ploomes por SMTP

Se você não quiser colocar seu e-mail Ploomes em cópia, você pode integrar o Ploomes ao seu servidor de e-mails via SMTP e começar a enviar e-mails a partir de nosso CRM. Seus clientes receberão seus e-mails como se fossem enviados direto de sua Caixa de E-mails padrão.

Para isso, você já deve ter criado seu E-mail Ploomes (mesmo que você não pretenda utilizá-lo para guardar mensagens encaminhadas).

Feito isso, clique em "Integrações com outros e-mails". Basicamente, você deve inserir os dados do e-mail pelo qual você deseja enviar mensagens aos seus clientes.

Para Passo 2, caso você utilize servidores de e-mail conhecidos (Gmail, Locaweb, Outlook.com, entre outros), uma rápida busca na internet lhe retornará as informações que devem ser preenchidas (endereço do servidor, porta e a necessidade ou não de SSL). Estamos falando de envio de e-mails, ou seja, você está buscando informações do servidor de SAÍDA, e não entrada.

Se você não souber em qual seu servidor seu e-mail está hospedado, converse com o responsável por sua área de TI.

Habilitar integração com o GMail (Recomendado)

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"Mas meu e-mail não é do GMail..."

- Não tem problema! O GMail pode ser simplesmente uma "ponte" entre seu servidor oficial de e-mail e o Ploomes. É possível, por exemplo, integrar o GMail com seu hotmail, yahoo, outlook, ou e-mail da empresa. Assim, todas as mensagens importantes serão enviadas de seu e-mail profissional para o GMail, que por sua vez encaminhará para o Ploomes. Exemplo:

joao.batista@minhaempresa.com > joao.batista@gmail.com > joao.batista@mail.ploomes.com
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A integração com o GMail possibilita que o histórico dos clientes seja preenchido automaticamente conforme os e-mails são trocados entre os vendedores e os clientes, sem que haja necessidade de colocar e-mails em cópia oculta ou ficar encaminhando as mensagens para sua caixa. Utilizamos todo o poder e inteligência do Google para que as mensagens fiquem sincronizadas em tempo real, automaticamente.

O processo é muito simples: caso você já tenha uma conta do GMail integrada com sua conta empresarial, basta clicar no botão vermelho "Habilitar integração entre Ploomes e GMail" e fazer login em sua conta. Prontinho, o Ploomes agora consegue identificar os e-mails trocados com clientes e manter tudo atualizado!

Caso você ainda não tenha nenhuma conta do GMail integrada com uma conta profissional, você pode fazer a integração com uma conta GMail existente, ou criar uma nova somente para esta finalidade. O procedimento é simples:

1) Faça login em sua conta do GMail e clique na engrenagem no canto superior direito e depois em Configurações.

2) Na tela que se abrir, clique em Contas e Importação

3) Configure o envio e recebimento de e-mails pela sua conta profissional.

4) Marque essa conta como Padrão para que os e-mails sejam enviados pela conta profissional ao invés da conta pessoal.

Pronto! A imagem abaixo destaca a localização dos botões e configurações citados acima.

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Após terminar as configurações no GMail, alguns pontos adicionais devem ser ajustados no Ploomes. Caso o e-mail GMail que você integrou não seja o mesmo e-mail que você quer que o Ploomes monitore, basta você relacionar quais e-mails devem ser considerados. Na tela de e-mails do Ploomes, basta clicar na engrenagem (Configurações) abaixo da lista de e-mails escrever os endereços de e-mail que você integrou com sua conta GMail e tem interesse de sincronizar com o Ploomes. A imagem abaixo mostra mais detalhes:

Pronto, agora você mantém todas as informações importantes centralizadas no histórico de cada cliente sem precisar gastar energia registrando-as manualmente.

Aviso importante!

Ao habilitar o POP (recebimento) pelo GMail, as mensagens baixadas são marcadas como lidas automaticamente na sua conta integrada. Assegure-se de ter um método para distinguir quais e-mails já foram resolvidos dos pendentes. Alguns exemplos de boas práticas são:

  • Colocar etiquetas para as mensagens que ainda merecem sua atenção
  • Marcar as mensagens pendentes como importantes
  • Arquivar as mensagens resolvidas e deixar na caixa de entrada o que ainda não foi, independente se o e-mail já foi lido ou não

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Perguntas frequentes

- Por que os e-mails que envio por outros serviços como Outlook ou Thunderbird não aparecem no Ploomes?
R: O Ploomes está integrado com seu GMail, portanto para que o e-mail seja registrado, a comunicação precisa passar pelos servidores do Google. Isto é, se o e-mail for enviado via GMail ou diretamente pelo Ploomes, ele ficará na caixa de saída do GMail e consequentemente, no Arquivo do Ploomes e assim será vinculado com seu cliente. Porém se você utiliza algum serviço como o Outlook, Thunderbird ou qualquer outro gerenciador de e-mails, quando enviar o e-mail por essa ferramenta, ele não ficará nos enviados do GMail e portanto não aparecerá no Ploomes.
Para resolver essa questão, temos uma sugestão: você pode configurar o Outlook (ou qualquer outro) para enviar os e-mails através do GMail ao invés do e-mail profissional que você tem configurado. Então, ficaria da seguinte maneira:
1) Outlook envia através do GMail
2) GMail está configurado para utilizar seu e-mail profissional por padrão.
Resultado: o e-mail será enviado utilizando seu endereço profissional e ficará na caixa de saída do GMail, e consequentemente será registrado no Ploomes.

- O Ploomes vai ler todos os meus e-mails?
R: Não, o Ploomes lê apenas sua caixa de entrada, ignorando SPAM, Publicidade e Redes Sociais, evitando que informações desnecessárias sejam inseridas, poluindo o sistema.

- O que acontece quando um e-mail chega mas o cliente ainda não está cadastrado?
R: Neste caso, o Ploomes vai te dar a opção de cadastrar o cliente direto pela tela de e-mails, e assim todo e-mail trocado com aquele endereço ficará vinculado automaticamente no perfil desse cliente.

- E se o e-mail for parte de uma oportunidade, como faço para relacionar ao negócio?
R: Basta clicar no e-mail e selecionar a opção "Vincular a uma oportunidade". A partir deste momento, todo e-mail trocado com o cliente dentro daquele mesmo assunto, fica vinculado automaticamente às oportunidades.

- Todos poderão ver meus e-mails?
R: Não. O Ploomes só vai exibir para os demais usuários os e-mails que estiverem vinculados com clientes cadastrados. Caso o Ploomes puxe algum e-mail pessoal, ele não será exibido para mais ninguém.

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Problemas frequentes

1) Minha integração parou de funcionar de repente

Caso você utilize integração via SMTP:

a)
Houve mudança recente no servidor de e-mails. Consulte o time de TI para saber se houve alguma migração ou mudança nas configurações.
Como testar? Verifique se outros serviços integrados com seu e-mail também pararam. Como por exemplo:
- Outlook ou outro gerenciador
- E-mail profissional no celular
Como resolver? Pegue as configurações mais recentes com o time de TI e atualize no Ploomes.

b) Sua senha foi alterada recentemente.
Como testar? Se você não alterou a senha, verifique se outros aplicativos conectados informaram que perderam a conexão. Tente sair do seu Webmail e entrar novamente utilizando a senha de costume. Caso a senha esteja incorreta, peça a nova senha ao time de TI ou tente resetar você mesmo.
Como resolver? Uma vez de posse da nova senha, altere essa informação no Ploomes.

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Caso você utilize integração via GMAIL:

a)
A principal causa é que sua senha foi alterada recentemente.
Como testar? Atualmente, quando o Ploomes perde a conexão com o GMail, o sistema não consegue nem desabilitar a integração e nem enviar e-mails. Caso não tenha certeza se sua conta do GMail teve a senha alterada, você pode acessar o seguinte link e verificar:
https://myaccount.google.com/security

A imagem abaixo destaca esta informação

Conforme explicado acima, quando houver alteração de senha, o Ploomes pode ficar em um estágio inconsistente. Ao clicar na engrenagem (configurações) na tela de e-mails e em seguida em "Editar", é provável que sua configuração esteja como mostrado na imagem a seguir:

Note que há um conflito na imagem, pois mostra que está integrado à uma conta: paganiti@gmail.com mas ao mesmo tempo há a opção de Autorizar a integração. Isso mostra que o Ploomes perdeu o acesso e está em um estágio inconsistente. Neste momento, mesmo que você não consiga mais enviar e-mails, é provável que o Ploomes ainda esteja listado como aplicativo autorizado para sua conta. Entre no link a abaixo e verifique:
https://myaccount.google.com/permissions

Solução simples: Se o Ploomes estiver listado, você pode voltar ao Ploomes e simplesmente clicar em "Autorizar integração entre Ploomes e GMail" para reabilitar o vínculo. Em seguida, recarregue a tela e tente enviar um e-mail para testar.

Solução secundária (caso a primeira não funcione): Se por algum motivo a operação anterior falhar, há um outro procedimento para resolver o problema. Ainda no link de aplicativos conectados do Google (https://myaccount.google.com/permissions) clique no link do Ploomes e em seguida em "REMOVER". Por fim, entre em contato com suporte@ploomes.com para solicitar a reativação.

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2) Não consigo habilitar o SMTP e tenho certeza de que minhas configurações estão corretas!

Este problema é mais específico e pode ser por diversas causas, mas a mais frequente delas é: seu servidor de SMTP não permite que envio de e-mails de fora do Brasil. Alguns servidores como o KingHost possuem esse bloqueio por padrão. Como os servidores do Ploomes são internacionais, alguns serviços como KingHost podem barrar o envio de suas mensagems. Não se preocupe, é fácil resolver este problema, basta entrar nas configurações do serviço como administrador e fazer os ajustes necessários. O link a seguir explica como realizar o procedimento:
https://www.kinghost.com.br/wiki/artigo/como-ativar-o-smtp-internacional-no-painel-de-controle-kinghost/

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