Antes de entrar nos detalhes técnicos, vamos definir o conceito de checklist, isto é, o que essa função faz, onde está localizada, para que serve e possíveis casos de uso.

O que o checklist faz?

O checklist é uma lista de pendências para um dado estágio do seu funil na tela de negócios. 

Vamos supor que o seu pipeline possua três estágios (Frio, Morno e Quente) e que, na sua empresa, para que os negócios passem do estágio "Frio" para o estágio "Morno", existe uma regra que diz:

"Todos os negócios que estão no estágio "morno" precisam ter o campo CNPJ preenchido". 

O checklist foi criado exatamente para absorver este tipo de regra no Ploomes. Esta situação se encaixa no nosso primeiro caso de uso (preenchimento obrigatório de dados) que será abordado mais adiante neste artigo.

Onde está o checklist? 

Essa funcionalidade está localizada no seu funil. Para encontrá-la, entre no módulo de Negócios: 

Agora, clique em "Menu" e você terá acesso às seguintes opções: 

Ao clicar em "Editar funil", você verá as opções do seu funil e, dentro de cada estágio, o checklist!

Para que serve o checklist? 

Essa funcionalidade tem o intuito de lhe prover maior controle sobre o processo comercial, isto é, o checklist torna o seu processo comercial mais robusto e disciplinado.

Os objetivos de um checklist podem ser vários. Dentre eles, podemos citar a obrigatoriedade no preenchimento dos dados durante o seu processo de vendas, ou a aprovação de certas etapas através do filtro de edição dos campos do formulário (segundo caso de uso citado adiante).

Casos de uso

#Caso1 - O preenchimento de dados durante o fluxo de prospecção

Retomando o início do artigo, vamos fazer o passo a passo de como inserir a regra da sua empresa dentro do seu funil: 

"Todos os negócios que estão no estágio "morno" precisam ter o campo CNPJ preenchido".

Primeiro passo
O checklist é uma regra aplicada quando um negócio sai de um estágio, ou seja, neste exemplo, deve ser configurado no estágio "Frio", uma vez que ele não pode estar no segundo estágio sem o CNPJ. 

Ao clicar em "Configurar Checklist", esse menu irá se abrir: 

Legenda da imagem

Retângulo vermelho: aqui você pode adicionar a descrição da tarefa que deve ser realizada antes de mudar o negócio de estágio.

Retângulo verde: selecione o campo que deve ser preenchido para que o negócio possa passar de estágio. 

Retângulo azul: você pode selecionar um usuário para ser o responsável por preencher essa informação. Isso não significa que SÓ ele pode preencher esse campo, mas que ele é o responsável e precisa garantir que esse campo esteja preenchido. 

Círculo rosa: Algumas pendências do checklist não são obrigatórias, ou seja, você pode apenas recomendar o preenchimento dessa informação para os seus usuários. Caso queira tornar essa informação obrigatória, marque esse campo!

Seta vermelha e retângulo preto: Quando terminar de configurar o seu checklist, salve as suas alterações!

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Segundo passo

Em "Descrição", coloque "Preencher o CNPJ". Em "Campo", adicione o campo CNPJ do Cliente:  

Selecione o campo "obrigatório" e adicione o item ao checklist!

Terceiro passo
Ao entrar na página de um negócio que esteja no estágio "Frio", você verá essa nova caixa: 

Se o cliente desse negócio não tiver com o CNPJ preenchido, você não conseguirá movê-lo para o estágio "Morno" e nem "Ganhar" o negócio. Veja a mensagem que aparece ao tentar realizar essas operações: 

Para preencher o CNPJ, você pode clicar tanto em "Adicionar" quanto em "Ir para negócio". 

Quarto passo
Depois de preencher o CNPJ, você poderá alternar para o estágio "morno": 

Você pode adicionar qualquer regra que envolva os campos do Cliente, Contato ou Negócio (inclusive se o negócio possui ou não proposta). 

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#Caso2 - Aprovação das suas etapas comerciais

Seguindo a mesma linha de raciocínio do primeiro caso de uso, vamos partir de uma hipótese e construir a solução dentro do Ploomes. 

"Na nossa empresa, para que um negócio passe do estágio "Morno" para o estágio "Quente", é necessária uma aprovação financeira".

Primeiro passo
No processo comercial de diversas empresas, é comum encontrarmos situações como esta, onde uma aprovação de determinada equipe se faz necessária para que um negócio avance no funil. Graças ao checklist, esse tipo de controle poderá ser feito dentro da nossa plataforma.

A primeira coisa a se fazer é designar qual é o usuário do Ploomes responsável pelo preenchimento da aprovação financeira. Caso seja mais de um, você pode criar uma equipe de usuários. Digamos que nessa empresa exista uma equipe financeira, e que ela será responsável pelo controle das aprovações dos negócios. 

Indo em Administração > Usuários > Equipes de usuário, você poderá determinar os usuários que fazem parte da sua equipe financeira. Veja abaixo: 

Segundo passo
Com a equipe criada, precisamos agora criar um campo chamado "Aprovação financeira" para que, na hora de criarmos o checklist, possamos selecioná-lo.

Vá em Administração > Geral > Campos e formulários.

Selecionando o formulário de negócios, você verá essa página: 

Clique em "Novo Campo" (em verde), e crie um campo chamado "Aprovação Financeira" do tipo opções pré-cadastradas: 

Terceiro passo
Uma vez criado, para que o campo possa ser editado apenas pelos usuários da equipe financeira, isto é, possua edição limitada, você precisa tomar a seguinte ação: 

Localize o campo "Aprovação financeira" no seu formulário e clique em "Editar campo". Desça pela barra de rolagem como visto na imagem abaixo: 

Em "Edição restrita", selecione a opção "Uma ou mais equipes" e escolha a "Equipe financeira": 

Obs.: Administradores da sua conta Ploomes sempre poderão editar campos.

*Essa funcionalidade está disponível apenas no plano Platinum*

Feito isso, somente os usuários da equipe selecionada e administradores poderão editar o campo "Aprovação Financeira".

Quarto passo
O último passo é criar o checklist. Para fazer isso, vá em 

Negócios > Menu > Editar Funil 

Como um negócio não pode passar do estágio "Morno" sem aprovação financeira, devemos adicionar o checklist nesse estágio.

Veja como ficará o seu checklist com os dados preenchidos: 

Selecionamos o campo criado, e escolhemos os usuários integrantes da equipe financeira como "responsáveis pela fiscalização" do preenchimento do campo. Ainda determinamos que o preenchimento dele é obrigatório, ou seja, nenhum negócio passará para o próximo estágio com esse campo em branco. 

Testando a funcionalidade!

Para realizar um teste, veja como um usuário que não faz parte da equipe financeira vivenciaria a experiência de tentar passar o negócio do estágio "Morno" para o "Quente" sem a aprovação financeira devidamente preenchida. 

Ao tentar trocar o negócio de estágio, veja a mensagem: 

Observe ainda a foto dos usuários que escolhemos como "fiscais do preenchimento". 

Ao tentarmos preencher o campo com um usuário que não faz parte da equipe financeira, o sistema não permitirá e, por consequência, não será possível avançar de estágio. 

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Este conteúdo foi criado como forma de apoio e estímulo da adoção dessa nova funcionalidade dentro do Ploomes. 

Não deixe de conhecer a nossa Central de Conhecimento em: suporte.ploomes.com

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