Além do checklist, lançamos hoje mais uma funcionalidade que completa a capacidade de fazer gestão de processos o workflows dentro do Ploomes. 

As automações são ações automáticas que podem ser tomadas ao longo do seu processo comercial, isto é, dentro do funil de vendas (tela de negócios)

Neste artigo, tratamos de explicar onde está localizada a funcionalidade e trazemos um exemplo prático. Ao final do artigo, disponibilizamos quatro casos de uso dessa funcionalidade.

Onde estão as automações? 

Essa funcionalidade está localizada no seu funil. Para encontrá-la, entre no módulo de Negócios:

Em seguida, clique em "Menu" e você terá acesso às seguintes opções: 

Ao clicar em "Editar Funil", você verá as opções do seu funil e, dentro de cada estágio, a possibilidade de configurar automações. Isso significa que cada automação varia de acordo com o contexto, ou seja, uma determinada ação automática vai acontecer QUANDO o seu negócio estiver em uma determinada etapa do seu processo comercial.

Ao clicarmos em "Configurar Automações" > "Nova automação", visualizaremos a tela abaixo: 

As automações podem ser divididas em dois principais conceitos:

  • Gatilhos (em azul claro)
  • Ações (em amarelo).

Gatilhos: Os gatilhos são as condições para que a ação aconteça, isto é, quando a ação deve ser tomada. Eles são divididos em quatro tipos: 

Você pode definir se a ação ocorrerá quando o negócio entrar no estágio, quando o negócio for dado como ganho ou perdido ou, ainda, se o negócio for reaberto naquele estágio estágio.

Ações: é o que acontece caso o negócio entre, seja ganho, perdido ou reaberto no estágio em questão. Elas são divididas em cinco tipos: 

  • Editar dados do negócio, cliente, entre outros: Ao selecionar essa opção, você poderá tomar ações que alterem, automaticamente, informações do cliente, negócio, contato, etc.
    Exemplos de informações que podem ser editadas automaticamente: Responsável pelo negócio, marcadores do negócio/cliente, Título do negócio, Usuários colaboradores, etc.
  • Alterar estágio do negócio: Selecionando essa opção, sempre que o gatilho for acionado, você poderá enviar esse negócio para um outro estágio de qualquer funil!
    Exemplo: Essa automação possibilita a conexão de negócios em diversos funis, isto é, você pode criar regras como: "Sempre que um negócio estiver no estágio 'quente', ele deve ser enviado para o funil de aprovações"
  • Duplicar negócio em novo estágio: Essa opção de automação permite que você crie um negócio idêntico (mesmo cliente, mesmo valor, mesmos dados e informações) em um estágio diferente.
    Exemplo: Você possui um funil de "vendas" e "pós-venda" e sempre que um negócio chega no último estágio do primeiro funil, você pode duplicá-lo automaticamente para o primeiro estágio do segundo funil!
    Obs.: A duplicação de negócios não traz o histórico desse negócio.
  • Enviar e-mail: Sempre que o gatilho for acionado, e-mails poderão ser enviados automaticamente para o seu cliente, contato, negócio (caso possua um e-mail) e usuário.
    Exemplo:
    a) Todas as vezes que um negócio for dado como ganho, enviar um e-mail de boas-vindas para o cliente.
    b) Sempre que um negócio entrar no estágio, um e-mail deve ser enviado para o usuário responsável pelo negócio para que ele realize o follow-up com o cliente.
  • Criar tarefa: A última opção de automação faz com que seja possível criar tarefas automaticamente durante o seu funil de vendas. As tarefas podem ser criadas para usuários de um campo ("usuários colaboradores", "criador do cliente" etc) ou para usuários específicos.
    Exemplo:
    a) Quando um negócio entrar no estágio "Prospecção", crie uma tarefa para que o responsável do negócio ligue para o cliente.
    b) Sempre que uma aprovação financeira for necessária, crie tarefas para os usuários específicos da equipe financeira. 

Você também pode adicionar condições nas automações para que elas sejam aplicadas apenas a determinados negócios. Para isso, você deve configurar o condicional desejado na opção abaixo: 

Exemplo: Se você deseja que apenas negócios com valor maior do que R$50.000,00 sofram essa automação, você pode configurar sua condição como na imagem abaixo: 

Exemplo prático

Vamos criar um caso simples de uso das automações, de maneira a exemplificar o comportamento da nova funcionalidade. 

Lembrando que casos de uso mais complexos e com outras possibilidades serão abordados em outros artigos (disponíveis na conclusão desse texto). 

O nosso objetivo, neste exemplo, é o seguinte: 

"Sempre que um negócio entrar no estágio "Fechamento", criar uma tarefa para o vendedor realizar um follow-up 2 dias depois".

Passo a passo

Neste caso, o nosso gatilho é:
Negócio entrou no estágio "Fechamento". 

E a ação a ser tomada é:
Criar tarefa para o vendedor.

Vamos até o estágio "Fechamento", afinal, a automação deve ocorrer nessa fase do funil de vendas: 

Em seguida, clique em "Nova Automação": 

Você precisa preencher a descrição da automação, o gatilho e a ação a ser tomada. Veja: 

Ao clicarmos em "Criar tarefa", temos que preencher os detalhes dessa tarefa. Observe:  

O primeiro campo, destacado em vermelho, existe para que você possa determinar quantos dias depois do negócio ter entrado no estágio a tarefa deve ser criada.

Para escolher usuários de um certo campo, basta selecionar o campo de usuário de onde quer puxar essa informação (Criador do negócio, do cliente, responsável pelo contato etc).

Clique em "Salvar" para que a automação entre em vigor.

É possível criar mais de uma automação no mesmo estágio, ou seja, você pode personalizar as ações da maneira que preferir.
Exemplo de estágio com várias automações: 

Observação importante: A ordem de execução das automações é de cima para baixo. Isso significa que se duas automações alterarem o mesmo dado, a mais ao fundo será a que surtirá efeito de fato.

Na imagem acima, podemos ver que existe uma automação que limpa os marcadores para que, depois, esse negócio receba um novo marcador. Se a ordem fosse invertida, o negócio receberia o marcador, mas ele seria removido logo em seguida.

Uma vez criada a automação, sempre que novos negócios entrarem no estágio "Fechamento", dois dias depois uma tarefa será criada para o usuário "Matheus" com o título "Follow-up com o cliente". 

Conclusão 

Se você entendeu bem o que explicamos, deve ter notado que os gatilhos disponíveis no momento estão exclusivamente relacionados à movimentação de negócios no funil. Isso significa que ainda não é possível criar automações como nos exemplos abaixo:

  • Ao finalizar uma tarefa, atualizar o estágio do negócio no funil;
  • Ao criar um cliente, gerar uma tarefa logo em seguida para daqui 3 dias.

Gatilhos relacionados a ações realizadas fora do funil serão implementados ao longo do tempo.

O foco das automações atuais é aumentar a consistência do seu funil de vendas e tornar o seu processo comercial mais robusto e com cada vez menos falhas de operação. 

Para ler mais sobre aplicações práticas dessa funcionalidade, confira esses artigos: 

  1. Distribuição de leads para vendedores por estado ou por segmento;
  2. Automação de processos com envio de alertas por e-mail e criação de tarefas;
  3. Categorização automática de leads através dos marcadores;
  4. Renovação automática de contratos/negócios recorrentes. 

Para dúvidas, sugestões, críticas e quaisquer outros feedbacks, estamos disponíveis no chat.

Nos vemos online! 

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