A melhor forma de compreendermos essa situação é criando um cenário hipotético. Para tanto, vamos imaginar o seguinte: 

Em nossa empresa tínhamos um funcionário - João -, usuário do Ploomes, que foi desligado da organização. 

Em seu lugar iremos contratar a funcionária Maria, que também será usuária do Ploomes.
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Diante desse cenário, podemos tomar duas ações distintas, que dependerão exclusivamente da resposta obtida após a seguinte reflexão: 

Para mim, como gestor da conta, é importante e/ou relevante que o HISTÓRICO de todas as ações realizadas pelo JOÃO (registros de interação, tarefas realizadas etc) sejam preservadas NO NOME DELE?


Se a resposta para essa pergunta for sim, tomaremos a primeira ação. Se a resposta for não, tomaremos a segunda ação.
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Primeira ação

Para que consigamos preservar o histórico de interações feitas no nome do João, devemos seguir esse procedimento: 

Vá em Administração > Usuários Ativos > Clique no nome do João > Inativar

Feito isso, devemos criar uma nova usuária (leia esse artigo para ver o passo a passo) com os dados da Maria:

Na primeira maneira, você deverá inativar o usuário que saiu e criar uma nova usuária 

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Segunda ação

Caso não seja relevante que o histórico das interações feitas pelo João, você poderá simplesmente editar os dados, "transformando-o" na Maria. 

Dessa maneira, as interações registradas pelo João agora serão vistas como se a "Maria" as tivesse feito. 

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