Sobre Power BI
Power BI es una herramienta de inteligencia de datos de Microsoft que permite realizar análisis complementarios a los realizados por el módulo de informes de Ploomes, posibilitando una mayor variedad de gráficos y análisis estadísticos.
Objetivos de la Integración
Permitir la exportación de pestañas de todas las entidades de Ploomes a Power BI, de forma simple, rápida y con la posibilidad de configurar la actualización recurrente de los datos de las pestañas por Ploomes.
Requisitos para la Integración
Tener una cuenta de Microsoft para acceder a Power BI.
Activando la Integración en Ploomes
Para activar la integración, en la pantalla inicial de Ploomes, vaya a "Administración" en el menú lateral y haga clic en "Integraciones plug-and-play".
Busque y haga clic en el ícono de "Power BI", esto abrirá una nueva pantalla. Haga clic en "Habilitar integración" y luego en "Activar integración".
Observaciones:
Es posible definir si los enlaces de las pestañas exportadas expiran o no. Para esto, simplemente active la opción correspondiente y defina la expiración, en días, según sea necesario. Sin embargo, es importante observar que hay un límite máximo de 1000 días para esta definición.
Los enlaces generados por un usuario que sea desactivado expiran automáticamente.
Cuando el enlace expira, ya no es posible utilizarlo para acceder a los datos de la pestaña en Power BI; es necesario exportar nuevamente la pestaña.
Al activar la integración, se crea un usuario de integración con el nombre "Power BI". Este usuario sirve para mantener la conexión entre Power BI y Ploomes, incluso cuando no hay usuarios conectados en la cuenta.
Generando los enlaces de exportación
Con la integración activada, se habilitará una nueva opción de acción de pestaña: "Exportar a Power BI".
Para generar el enlace de exportación de su pestaña a Power BI, simplemente haga clic en la opción "Exportar a Power BI" y espere la preparación del enlace.
Observación: Todos los enlaces de exportación generados tienen una actualización predeterminada de sus datos cada 60 horas, comenzando a las 12:00 pm.
Solo los usuarios con perfiles con permiso de exportación de pestañas a Power BI/Excel habilitados en "Perfiles" > "Otros" tendrán acceso a esta opción.
Utilizando los enlaces en Power BI
Para pestañas más pequeñas (ej: hasta 10 mil filas), con el enlace de exportación copiado, simplemente abra Power BI, vaya a "obtener datos", elija la opción "web" y pegue el enlace.
Para pestañas más grandes (ej: más de 10 mil filas), se recomienda el uso de la importación web "avanzada", definiendo un tiempo que Power BI deberá esperar para que la integración se complete en el campo "tiempo límite del comando en minutos". Sin esta definición, es posible que la importación se interrumpa sin haber finalizado.
Finalizada esta operación, solo queda esperar la carga de la pestaña en Power BI para iniciar el tratamiento y utilización de los datos.
Observación: Para sustituir los enlaces de la versión anterior de la integración por los nuevos enlaces, siga los pasos indicados en el ítem 9.1.
Gestionando los enlaces de exportación
Existen dos formas de gestionar sus exportaciones:
Por el ícono de exportación en la esquina superior derecha de la pantalla.
Por la pestaña de "Sus Exportaciones" en la página del perfil del usuario.
Ícono de exportación Al hacer clic en el ícono de exportación, es posible seguir el progreso de las exportaciones solicitadas, cuáles están en cola y cuáles se han completado recientemente.
Observaciones:
La cantidad máxima de exportaciones en paralelo depende del Plan de Power BI contratado.
El ícono muestra hasta las 3 últimas exportaciones o actualizaciones completadas. Para ver las demás, es necesario acceder a "Sus Exportaciones".
Sus Exportaciones
En la pestaña "Sus Exportaciones" es posible:
Visualizar todas las exportaciones o actualizaciones completadas realizadas por el usuario.
Configurar la frecuencia de actualización de los enlaces exportados.
Copiar los enlaces de las pestañas exportadas.
Limitaciones de la integración
Los datos actualizados en las pestañas de Ploomes no se actualizan automáticamente en Power BI. La actualización de los datos del enlace de exportación ocurre según la frecuencia definida en la configuración.
Para actualizarlos, es necesario definir la frecuencia de acuerdo con el límite del plan contratado. Para consultar el plan contratado y sus límites, siga el paso a paso a continuación.
Así como en el caso de exportación de pestañas de Ploomes a Excel, pestañas muy grandes (ej: más de 50 mil filas) no pueden ser integradas. En estos casos, se recomienda que la pestaña se divida en pestañas más pequeñas o que se apliquen filtros en la pestaña para reducir su tamaño y ser posible efectuar la integración.
Límites/Plan
| FREE | PRO |
Pestañas integradas por cuenta | 10 | 50 |
Frecuencia de actualización | 1 actualización cada 8h | 1 actualización cada 1h |
Pestañas en exportación paralela (nueva exportación o actualización) | 5 | 10 |
Columnas por pestaña | 30 | 30 |
Filas por pestaña | 50,000 | 50,000 |
Pestañas en cola de espera (nueva exportación o actualización) | 50 | 50 |
Observaciones: Las actualizaciones futuras de los datos también pueden realizarse siempre que sea necesario, respetando los límites del plan contratado, incluso si el usuario cierra su sesión en Ploomes. Es decir, una vez hecha la integración, no es necesario repetir el proceso de obtención de datos de la web para la actualización de los mismos.
Casos específicos
1. Expiración del enlace de exportación.
El período de expiración del enlace de exportación se establece en días y este valor puede ser personalizado de acuerdo con tus preferencias, siguiendo los pasos del video a continuación. Si no se establece un período de expiración, el sistema utilizará 60 días como valor predeterminado para la expiración del enlace.
Durante este período de expiración, es posible realizar la revalidación del enlace siguiendo los pasos a continuación.
Si se alcanza el período de expiración, será necesario generar un nuevo enlace de exportación. En caso de expiración del enlace, el procedimiento de renovación es sencillo. Basta con generar un nuevo enlace, definir su período de expiración y seguir el procedimiento descrito en el ítem 9.1 para realizar la actualización en Power BI.
2. Actualización limitada de datos según la frecuencia del plan.
Después de hacer clic en "Actualizar Datos" en Power BI, la actualización ocurrirá de acuerdo con la frecuencia permitida por el plan, incluso si la sesión en Ploomes ha terminado. Esto significa que, después de la integración, no es necesario repetir el proceso de obtención de datos de la web. Cada plan tiene una capacidad de actualización específica para equilibrar la demanda de datos y el rendimiento. Los datos se actualizarán conforme a las limitaciones y recursos del plan elegido.
Para actualizaciones más frecuentes, considera el plan de nivel superior, el Plan Pro, que ofrece una capacidad de actualización robusta para satisfacer las necesidades de análisis dinámicos.
3. Actualizaciones realizadas durante las exportaciones.
Nuestro sistema opera con una actualización dinámica, procesando datos línea por línea. Al exportar, es esencial considerar el siguiente escenario:
Imagina que exportas una hoja de cálculo con 10,000 líneas. Durante este proceso, si actualizas una línea, por ejemplo, la línea 2,000, esta actualización puede no reflejarse en la versión exportada de la hoja de cálculo. Esto ocurre porque la línea ya fue procesada durante el proceso de exportación en curso.
Para garantizar la integridad de los datos exportados, recomendamos adoptar las siguientes prácticas:
- Asegúrate de que todas las actualizaciones necesarias se hayan hecho antes de iniciar el proceso de exportación.
- Asegura que todos los datos que deseas incluir en la exportación estén actualizados y precisos antes de iniciar la exportación.
- Si eventualmente ocurrieron actualizaciones durante el proceso de exportación, es importante notar que estas pueden no reflejarse en el enlace generado.
4. Actualizar columnas de la pestaña integrada con Power BI.
Para actualizar las columnas de la pestaña integrada con Power BI es necesario seguir los pasos a continuación:
En Ploomes:
- Accede a Ploomes.
- Ve a la pestaña donde deseas incluir o remover la(s) nueva(s) columna(s).
- Agrega o elimina la columna según sea necesario.
- Guarda los cambios en la pestaña.
- Espera la actualización de los datos.
Para que se refleje en Power BI, es necesario que la actualización de la información en el enlace de exportación se haya completado después de la inclusión o exclusión de esa nueva columna. Esto ocurrirá conforme a lo definido al configurar la integración. Recordando que los límites son:
- Plan Free: 1 actualización cada 8 horas,
- Plan Pro: 1 actualización cada 1 hora.
En Power BI:
- Accede a Power BI, con el informe deseado abierto.
- Ve a Archivo > Opciones y Configuraciones > Opciones > Presiona "Limpiar Caché" para las tres sesiones > Presiona "OK".
- Ve a Transformar Datos > Transformar Datos.
- En el Configurador de Consulta, en Etapas Aplicadas.
- Presiona el engranaje en "Column1 Expandido" y deselecciona o selecciona la columna deseada.
- Presiona "OK" para confirmar la selección.
- Actualiza Datos.
- Haz clic en Actualizar Datos en el menú superior.
- Espera a que el proceso de actualización se complete.
De esta forma, las nuevas columnas incluidas o removidas en Ploomes se reflejarán en Power BI, garantizando que tus informes estén actualizados. Siempre que haya una modificación de adición o eliminación de columnas, este procedimiento deberá realizarse nuevamente.
5. Combinar pestañas de Ploomes en una única tabla en Power BI.
Como se mencionó en el ítem 8, hay un límite para el tamaño máximo de la pestaña que puede integrarse con Power BI a la vez. Por lo tanto, para pestañas muy extensas, puedes seguir estos pasos:
- Dividir una pestaña grande en "sub-pestañas" más pequeñas en Ploomes.
- Integrar en Power BI cada una de las "sub-pestañas" (una por vez, repitiendo el proceso de obtención de datos vía web).
- En Power BI, combinar las "sub-pestañas" usando el editor de datos.