Las automatizaciones permiten conexiones entre procesos, ya sea completando datos, creando nuevos negocios, creando tareas de alerta con condiciones de fecha...

También permiten realizar cálculos automáticos dentro del sistema, asignar responsabilidades y otras facilidades.

Para acceder al módulo, haz clic en Administración - Automatizaciones

La Entidad de la automatización es donde ocurrirá el disparador. Si, por ejemplo, quiero completar un dato de cliente cuando se gana un negocio, la entidad será "Negocio", porque independientemente de que la acción esté completando datos de cliente, el disparador fue un negocio.

Para configurar una automatización, selecciona una entidad y haz clic en "Nueva automatización".

Son 4 configuraciones básicas:

Rellena el título de la automatización con una breve descripción de lo que hace. Es importante documentar bien la automatización, para facilitar el mantenimiento de la cuenta en el futuro. Una buena práctica es escribir cuál es el proceso del que forma parte esa automatización.
Ejemplo: "VENTAS | Asignación de nuevo cliente SP"

"Disparador" significa "¿Cuándo se ejecutará esta automatización?".
Las opciones varían según la entidad, dependiendo del comportamiento de cada funcionalidad del sistema. Los disparadores disponibles son:

Cuando se crea el ítem
Se activa cuando se crea la entidad seleccionada.

Cuando se modifica el ítem
Se activa cuando se edita la entidad seleccionada. Aquí se recomienda configurar un bloqueo en la automatización para evitar que se dispare en todas las ediciones.

Cuando se elimina el ítem
Se activa cuando se elimina la entidad seleccionada.

Cuando se gana el negocio
Se activa cuando un negocio en el embudo es marcado como 'ganado'. Se recomienda filtrar por embudo, dependiendo de la necesidad.

Cuando se pierde el negocio
Se activa cuando un negocio en el embudo es marcado como 'perdido'. Se recomienda filtrar por embudo, dependiendo de la necesidad.

Cuando se reabre el negocio
Se activa cuando un negocio en el embudo que está ganado o perdido se reabre. Se recomienda filtrar por embudo, dependiendo de la necesidad.

Periódicamente
Las automatizaciones periódicas se ejecutan para todos los ítems de la entidad que coincidan con el filtro configurado, por lo que es importante filtrar para que no se ejecuten innecesariamente, ya que pueden causar una cola de disparos o una modificación masiva no deseada. Recordamos que no existe reversión de ediciones en Ploomes, por lo que una automatización periódica que se ejecuta para todos los negocios, restableciendo el valor, por ejemplo, puede causar un gran problema en la cuenta.

Para configurar la automatización periódica, definimos si se ejecuta cada x días, semanas, meses o años, y la fecha y hora de la primera ejecución.
También recomendamos configurar un bloqueo en las automatizaciones periódicas.

Los filtros limitan qué ítems se verán afectados por una automatización. Son la parte más importante de la automatización y deben configurarse con precaución.
Haz clic aquí para aprender a parametrizar filtros.
A continuación, algunos ejemplos de filtros y disparadores:

Se activa para los clientes que fueron creados exactamente hace 120 días.

Se activa para ventas con un valor superior a R$50.000.

Se activa para negocios ganados por un equipo específico en el embudo de ventas.

Las automatizaciones pueden tener más de una acción.
La acción de la automatización define lo que se ejecutará, y todas las modificaciones se refieren al ítem del disparador.

Edita un campo especificado.
Primero, seleccionamos el campo a editar:

Luego, seleccionamos el tipo de relleno:

En "Valor estático", completamos un valor fijo.

En "Extraer valor de un campo", seleccionamos el campo que se va a extraer.

En "Fórmula", configuramos una fórmula en JavaScript para definir el valor resultante.

Dispara un correo electrónico al destinatario seleccionado.

Primero, seleccionamos el tipo de remitente:

El correo automático será enviado por no-reply@ploomes.com.

Con "Usuario predefinido" y "Usuario del campo", seleccionamos un usuario que será el remitente de ese correo vía integración SMTP. Es necesario activar la integración de correos antes.
Haz clic aquí para integrar tu correo.

Ahora, seleccionamos un usuario que será notificado si la automatización falla. La automatización puede fallar si el destinatario no existe o si el remitente no tiene un correo configurado.

En "Selecciona el campo de correo electrónico para el destinatario o escribe correos separados por punto y coma", seleccionamos quién recibirá este correo. Si va dirigido al cliente, por ejemplo, usamos el campo de cliente "correo electrónico".

⚠️ ATENCIÓN: Si, por ejemplo, relleno el campo "Cliente" del negocio, la automatización considerará el nombre del cliente como destinatario, lo que resultará en un error.

Finalmente, configuramos el asunto y el contenido del correo. Es posible insertar campos personalizados en el botón "Campos" y editar el HTML del correo en "Código fuente".

⚠️ ATENCIÓN: Ploomes no es un sistema de marketing por correo, y tu proveedor no lo reconocerá como tal. El envío de correos electrónicos mediante automatizaciones periódicas puede causar un bloqueo por parte de tu proveedor de correos.

Crea una tarea respetando los campos configurados. Configura el usuario que recibirá la tarea, tipo, título, descripción y fecha, entre otros detalles. La fecha puede definirse para x días después de la automatización; para que la tarea se cree el día que la automatización se ejecuta, ingresa '0' días después de la automatización.

Los campos libres, como "título", también pueden completarse con un título, como en la acción "Editar datos".

Crea un nuevo negocio. Define el embudo y la etapa en la que se creará el negocio, y el formulario del embudo se reflejará en la configuración de la automatización. Los campos pueden extraerse de otro campo (basado en el campo del negocio disparador) o calcularse mediante fórmula.

Crear registro de interacción
Crea un registro de interacción. Los campos reflejan el formulario de nuevo registro de interacción.

Perder negocio
Solo se ejecuta en automatizaciones de negocio: pierde un negocio con el motivo de pérdida especificado.

Configurando bloqueos en la automatización
Una automatización que se ejecuta con la modificación de un ítem, o que revisa la base todos los días, por ejemplo, necesita ejecutarse solo una vez para cada ítem que coincida con los filtros. Para garantizarlo, podemos incluir en las acciones de la automatización algo que impida que se vuelva a incluir en el filtro. Podemos crear un nuevo campo para esto, de la siguiente manera:

En las acciones, selecciona "Editar datos". Asegúrate de que esta sea la primera acción en ejecutarse.

Selecciona "Creación rápida" y configura el campo con un buen nombre y el tipo 'checkbox' (verdadero o falso):

Completaremos este campo con el valor estático "Sí".

Ahora, guarda la automatización, ciérrala y ábrela nuevamente; esto hace que el campo esté disponible para ser insertado en los filtros.

La lógica es:

La automatización solo se ejecuta si el bloqueo no está activo, y cuando se ejecuta, activa el bloqueo.Esto garantiza que las automatizaciones no se ejecuten innecesariamente en la cuenta, lo que mejora el rendimiento del sistema y evita colas y lentitud en otras automatizaciones.
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