A Transcrição com IA de reuniões online é uma funcionalidade do Ploomes que transcreve e resume automaticamente suas reuniões realizadas por videoconferência. Ao final de cada reunião, o sistema gera uma transcrição completa em texto e um resumo inteligente com base em instruções personalizáveis, tudo vinculado diretamente ao histórico do cliente, negócio ou tarefa dentro do CRM. O objetivo da funcionalidade é exclusivamente a transcrição e o resumo: nenhum arquivo de áudio ou vídeo da reunião fica disponível para o usuário.

Com essa funcionalidade, sua equipe elimina a necessidade de anotações manuais durante as reuniões e garante que informações importantes (como compromissos, valores discutidos e próximos passos) fiquem registradas automaticamente no Ploomes, disponíveis para consulta a qualquer momento. Você receberá apenas os textos prontos (transcrição e resumo), nunca a gravação da reunião.

A funcionalidade opera em dois modos:

A configuração do módulo é realizada pelo administrador da conta e envolve quatro etapas principais: habilitação do módulo, definição de permissões, cadastro de Modelos de Resumo e definição do Prompt Padrão.

Para ativar a funcionalidade de transcrição com IA na sua conta:

Ao ativar a funcionalidade, as configurações específicas (permissões e prompts) ficam disponíveis para edição.

Com a funcionalidade habilitada, o próximo passo é definir quais usuários terão acesso à funcionalidade:

A permissão funciona como um filtro de interface e de atuação:

Os Modelos de Resumo são as instruções que orientam a IA sobre como resumir cada transcrição. O módulo já vem com um Modelo padrão pré-configurado, pronto para uso. O administrador pode editar as instruções desse modelo e também criar novos modelos para diferentes contextos de reunião.

Editando o Modelo padrão:

O Modelo padrão funciona como uma rede de segurança: ele será utilizado pela IA sempre que nenhum outro modelo for selecionado manualmente na tarefa e nenhuma regra de automação definir um modelo específico (é necessário ter o módulo de Workflow contratado para configurar automações). Dessa forma, mesmo que nenhuma escolha ativa seja feita, a IA sempre terá instruções para gerar o resumo.

Criando novos modelos:

Você pode criar quantos modelos forem necessários, formando uma biblioteca de tipos de resumo para sua conta. Exemplos:

Os títulos cadastrados aparecerão como opções selecionáveis no campo de Modelo de Resumo dentro das tarefas, permitindo que cada reunião utilize o modelo mais adequado ao seu contexto.

Importante: Como o Modelo de Resumo é um campo de tarefa, ele também pode ser preenchido automaticamente por meio de Automações Genéricas de Tarefa (funcionalidade dentro do Módulo de Workflow). Isso significa que você pode criar regras para que o modelo seja escolhido automaticamente com base em critérios como responsável da tarefa, etapa do negócio ou qualquer outro gatilho disponível nas automações do Ploomes.

Para automatizar a escolha do Modelo de Resumo com base em regras de negócio, é necessário ter o Módulo de Workflow contratado. É possível utilizar as Automações Genéricas de Tarefa do Ploomes:

Essa configuração permite criar regras inteligentes para a escolha automática do resumo. Por exemplo:

Caso nenhuma automação seja disparada para uma determinada tarefa, o sistema utilizará o Modelo padrão configurado no módulo.

Este é o fluxo principal da funcionalidade. O bot identifica automaticamente os links de reunião presentes na descrição das tarefas do Ploomes e solicita entrada na sala de forma autônoma, sem necessidade de ação manual por parte do usuário.

Como funciona:

O sistema monitora as tarefas dos usuários com permissão de IA. Quando uma tarefa contém um link do Google Meet ou Microsoft Teams na descrição, o bot solicita automaticamente a entrada na reunião 2 minutos antes do horário de início agendado.

Exemplo prático: João é um usuário com permissão de IA configurada na administração. Toda tarefa em que João estiver incluído como participante terá o bot solicitando entrada automática na reunião vinculada. O bot lerá o link contido na descrição da tarefa e pedirá para ingressar na sala 2 minutos antes do início.

Importante:

Controles disponíveis dentro da tarefa:

Usuários com permissão de IA visualizam dois controles importantes dentro de cada tarefa:

Dica: Por se tratar de um campo de tarefa, o Modelo de Prompt também pode ser preenchido automaticamente via Automações Genéricas de Tarefa (é necessário ter o módulo de Workflow contratado para configurar automações). Isso permite criar regras como: "Para todas as tarefas do responsável Antonio, selecionar automaticamente o modelo Resumo de Implantação." Caso nenhuma automação seja disparada e nenhuma escolha manual seja feita, o sistema utilizará o Prompt Padrão definido na configuração do módulo.

O acionamento manual é um fluxo complementar que permite enviar o bot de transcrição para reuniões que não foram agendadas como tarefas no Ploomes, como links recebidos via WhatsApp, e-mail ou outras fontes externas.

Colando o link da reunião:

O sistema validará automaticamente se o link pertence a uma das plataformas suportadas: Google Meet ou Microsoft Teams. Somente links identificados como pertencentes a essas plataformas permitirão o avanço no fluxo.

Vinculando entidades (Cliente, Negócio e Tarefa):

Após colar um link válido, o próximo passo é vincular a reunião às entidades corretas no CRM. Essa vinculação garante que a transcrição e o resumo sejam salvos no lugar certo do histórico.

O sistema aplica regras de preenchimento automático inteligente para agilizar esse processo:

Regra obrigatória:

Enviando o bot:

Independentemente do modo de acionamento (automático ou manual), o bot sempre solicita permissão para ingressar na chamada. Conforme as diretrizes de conformidade (LGPD), um dos participantes da reunião deve aceitar a entrada.

Atenção: Caso a entrada do bot seja recusada por um participante, o sistema registrará automaticamente essa negativa nos registros de interação das entidades vinculadas (veja a seção Cenário de entrada negada mais adiante).

O bot encerra sua participação e inicia o processamento dos dados em duas situações:

O timeout de segurança existe para evitar gravações infinitas de salas vazias — caso todos os participantes saiam da reunião e esqueçam do bot, ele se desconectará automaticamente.

Após o encerramento da participação, o sistema executa automaticamente o seguinte fluxo de processamento:

Todo o processamento é realizado no idioma Português de forma fixa. O sistema não tenta detectar ou interpretar outros idiomas.

Nota: O arquivo de áudio não fica disponível para o usuário final. Você receberá apenas a transcrição textual e o resumo gerado pela IA.

O local onde a transcrição e o resumo são salvos depende de como a reunião foi vinculada:

Com Tarefa vinculada com cliente e/ou negócio vinculado:

Quando há uma tarefa vinculada (seja pela entrada automática ou pelo acionamento manual) com cliente e/ou negócio, o sistema:

Com Tarefa vinculada sem cliente e sem negócio vinculado:

Quando não há cliente e negócio vinculado a uma tarefa, o sistema:

Sem Tarefa vinculada (apenas Cliente e/ou Negócio — somente via acionamento manual):

Quando não há tarefa vinculada, o sistema:

Caso o bot tenha sua entrada recusada na reunião por um dos participantes e haja Cliente ou Negócio vinculado, o sistema:

Esse comportamento garante que a recusa não seja um evento silencioso — sua equipe terá visibilidade clara no CRM de que o bot tentou participar da reunião, mas foi impedido por uma ação humana.