A Transcrição de reunião presencial com IA é uma funcionalidade do Ploomes mobile que utiliza o microfone do celular para capturar o áudio de reuniões presenciais e transformá-lo automaticamente em uma transcrição textual e um resumo inteligente gerado por IA. O objetivo da funcionalidade é exclusivamente a transcrição e o resumo. A gravação de áudio em si não é salva nem disponibilizada para o usuário, sendo utilizada apenas internamente para o processamento da IA.

Ao final da reunião, a IA gera a transcrição completa da conversa e um resumo com base nas instruções configuradas pelo administrador, tudo vinculado ao histórico do cliente, negócio ou tarefa dentro do CRM.

Com essa funcionalidade, sua equipe registra reuniões presenciais sem depender de anotações manuais. Basta iniciar a gravação pelo app, conduzir a reunião normalmente e, ao encerrar, o Ploomes cuida do resto: transcreve o áudio, gera o resumo e salva tudo no lugar certo do histórico. Você receberá apenas os textos prontos (transcrição e resumo), e não o arquivo de áudio.

A gravação pode ser realizada em três contextos:

Nota: A configuração do módulo é realizada pela versão web do Ploomes e é a mesma utilizada pela funcionalidade de Transcrição com IA de reuniões online. Se o módulo já estiver configurado, não é necessário repetir nenhuma etapa. Os mesmos Modelos de Prompt e permissões se aplicam à gravação presencial. Para mais informações sobre a configuração do módulo, acesse o artigo Transcrição com IA de reuniões online.

O gravador de áudio está disponível dentro de registros de interação e tarefas não finalizadas no Ploomes mobile, incluindo os do tipo visita (com checkin), sem restrição de uso simultâneo com o checkin.

Para iniciar uma gravação:

Importante: O botão "Iniciar Transcrição" é exibido apenas para usuários com permissão de IA ativa. Usuários sem permissão não visualizam o botão e não têm acesso à funcionalidade.

Se o campo descrição já possuir conteúdo: O sistema exibirá uma notificação informando que o conteúdo da descrição será excluído ao iniciar a gravação. Isso acontece porque a descrição será preenchida automaticamente pela IA com o resumo da reunião ao final do processamento. Confirme para prosseguir ou cancele para manter o conteúdo existente.

Ao confirmar o início da gravação:

Durante a gravação, você tem controle total sobre o processo:

Pausar e retomar:

Toque no botão Pausar para interromper temporariamente a gravação. Ao pausar, os botões "Retomar" e "Salvar" são exibidos. Toque em Retomar para continuar a gravação exatamente de onde parou.

Deletar a gravação:

O botão de deleção permanece visível durante toda a gravação (ativa ou pausada). Ao tocar no botão da lixeira, o sistema exibe um modal de confirmação com a mensagem: "Ao excluir o áudio, todo o conteúdo gravado até agora será perdido. Essa ação não poderá ser desfeita."

Gravação em background:

A gravação não exige que você permaneça com o registro ou tarefa aberto na tela. Você pode:

Em todas essas situações, a gravação continua capturando o áudio normalmente em segundo plano.

Gravação offline:

A gravação funciona sem conexão com a internet. O áudio é armazenado localmente no dispositivo durante toda a captura e só é enviado para processamento quando você salvar a gravação e tiver conexão disponível.

Memória cheia do dispositivo:

Como o áudio é armazenado localmente no celular durante a gravação, o espaço de armazenamento do dispositivo é consumido ao longo da captura. Se a memória do celular ficar cheia durante a gravação, o sistema interrompe a transcrição automaticamente e exibe o aviso: "Memória cheia. Transcrição interrompida.", com a orientação para salvar o áudio atual ou liberar espaço no dispositivo para continuar.

Nessa situação, você pode:

Dica: Antes de reuniões longas, verifique se o celular possui espaço de armazenamento disponível para evitar interrupções durante a gravação.

Quando a reunião terminar, pause a gravação e toque em "Salvar":

Enquanto aguarda o processamento, você pode preencher outros campos do registro ou tarefa normalmente.

Desistindo da transcrição após salvar:

Se você perceber que gravou a reunião errada ou quiser refazer, é possível deletar a tag do áudio gravado antes de salvar a transcrição no registro ou tarefa. Ao tocar na deleção da tag, o sistema exibirá um modal de confirmação com a mensagem: "Ao excluir a transcrição, todo o conteúdo transcrito até agora será perdido. Essa ação não poderá ser desfeita."

Ao confirmar, a tag é removida, o campo descrição volta a ser editável e o botão "Iniciar Transcrição" reaparece para uma nova tentativa.

Ao gravar uma reunião dentro de um registro de interação, o destino dos dados da transcrição depende das entidades vinculadas ao registro:

Registro vinculado apenas a um Negócio:

Registro vinculado apenas a um Cliente:

Registro vinculado a um Negócio e um Cliente:

Importante: Após o processamento da IA, é necessário atualizar a página para visualizar o resumo preenchido na descrição do registro.

Ao gravar uma reunião dentro de uma tarefa, o comportamento é semelhante ao do registro de interação, com uma diferença importante: ao iniciar a gravação dentro da tarefa, a tarefa é finalizada automaticamente.

Escolhendo o Modelo de Prompt:

Dentro da tarefa, o campo Modelo de Prompt permite que você selecione o tipo de resumo que a IA deve gerar para aquela reunião. Os modelos disponíveis são os cadastrados pelo administrador na configuração do módulo.

Dica: Por se tratar de um campo de tarefa, o Modelo de Prompt também pode ser preenchido automaticamente via Automações Genéricas de Tarefa (é necessário ter o módulo de Workflow contratado para configurar automações). Isso permite criar regras como: "Para todas as tarefas do responsável Antonio, selecionar automaticamente o modelo Resumo de Implantação." Caso nenhuma automação seja disparada e nenhuma escolha manual seja feita, o sistema utilizará o Prompt Padrão definido na configuração do módulo.

Destino dos dados conforme o vínculo da tarefa:

Tarefa vinculada apenas a um Negócio:

Tarefa vinculada apenas a um Cliente:

Tarefa vinculada a um Negócio e um Cliente:

Tarefa sem Cliente e sem Negócio vinculados:

Importante: Após o processamento da IA, é necessário atualizar a página para visualizar o resumo preenchido na descrição do registro de interação.

Nota: Tarefas já finalizadas não exibem o botão "Iniciar Transcrição", pois não estão mais disponíveis para edição.