Permissões em Administração
Ao ativar o módulo, a opção de “Biblioteca” vai aparecer nas regras de perfil. Se o nome do módulo foi alterado, então a nova opção de regras terá este nome personalizado. As regras para o módulo de biblioteca em Administração afetam as ações do usuário no módulo como um todo. As regras existentes são:
“Tem acesso ao módulo de arquivos?” - Os perfis que tiverem a opção “Não” marcada perderão a possibilidade de acessar o módulo de biblioteca porque não constará o botão do módulo no menu.
“Pode criar pastas-mãe?” - Os perfis que tiverem a opção “Não” marcada não perderão criar pastas-mães, isto é, as primeiras pastas das hierarquias de pastas. Se o administrador assim o desejar, também conseguirá impedir que os usuários criem subpastas através das permissões das pastas.
Permissões das pastas
As permissões existentes para as pastas e seus arquivos são: visualização, edição e exclusão. Os usuários que puderem ver uma pasta, também têm permissão para visualizar e baixar os arquivos contidos naquela pasta. A permissão de edição permite a criação e a movimentação da pasta e de seus arquivos. Por fim, a permissão de exclusão permite que o usuário exclua a pasta e seus arquivos.
Hierarquia das permissões - Cada pasta tem sua própria permissão, que é
limitada sempre pelas regras de permissão da pasta anterior. Isso quer dizer que a pasta anterior à pasta que está sendo configurada sempre vai limitar as possibilidades de regras que poderá receber, mas as pasta-mãe, por serem as primeiras da hierarquia, têm mais flexibilidade de permissões e ditam o comportamento das demais pastas abaixo delas.
Observe o exemplo da imagem abaixo. As subpastas B, C e E respeitam as permissões, já que a pasta anterior, a pasta A, possui a permissão mais ampla de todas. No entanto, a pasta F está configurada incorretamente. Sua pasta anterior, a pasta E, permite apenas o acesso do Carlos. Portanto, por mais que esteja configurado para todos acessarem a pasta F, somente o Carlos poderá ver e acessar a pasta F.
Hierarquia dos tipos de permissões - Além disso, a pasta-mãe também
tem o papel de ditar o tipo de permissão das suas subpastas; se é por usuário, por perfil ou por equipe. O tipo de permissão deve se manter o mesmo em toda árvore da pasta-mãe e o próprio sistema não vai permitir a mudança para outro tipo senão o definido como padrão.
No exemplo abaixo o tipo de permissão configurado na pasta-mãe A foi o tipo de usuário, que permite o acesso de Bento e João. As subpastas B, C e D estão com permissões corretas porque também têm permissões por usuário, incluindo as combinações possíveis entre Bento e João. A pasta E está incorreta porque Carlos não pertence à permissão da pasta-mãe A. As pastas F e G também estão com permissões erradas porque possuem tipos de permissão diferentes da pasta-mãe A.
Este comportamento é causado por uma limitação técnica que originou-se da necessidade de restringir as permissões das subpastas para grupos de usuários menores do que o grupo da pasta-mãe.
Mudanças nas permissões
É possível que alguns usuários queiram editar as permissões de pastas uma vez que as permissões de uma árvore de pastas já tenham sido criadas. O usuário deve proceder com cautela porque o tipo de modificação pode acarretar em propagações equivalentes nas subpastas da pasta editada. Confira os cenários e suas consequências.
Edição do tipo de permissão - A alteração do tipo de permissão para outro propaga nas subpastas a mesma permissão nova. Exemplo: se uma árvore está estruturada com um tipo de permissão de perfil de usuário e o tipo for trocado para equipe, todas as subpastas terão a mesma alteração de permissão da pasta-mãe.
Edição de uma pasta pública para se tornar restrita - Se uma estrutura de pastas estiver totalmente irrestrita e o usuário trocar a permissão da pasta-mãe para uma configuração restritiva, todas as suas subpasta herdarão a mesma restrição.
Edição de uma pasta restrita para se tornar pública - Em uma árvore de pastas restritas, a liberação da permissão para todos da pasta-mãe não afeta as suas subpastas. Elas vão continuar com as mesmas restrições anteriores e se o usuário quiser, vai precisar liberar uma a uma.
Inserção de permissões - Se uma nova alternativa for incluída na pasta-mãe, ela vai ser propagada e incluída em todas as subpastas.
Remoção de permissões - Se uma alternativa existente for removida da pasta-mãe, ela vai ser removida em todas as subpastas.
Movimentar pastas e arquivos
Os usuários do sistema têm a possibilidade de movimentar pastas, itens e coleções para outras localidades dentro do módulo, porém seguindo as suas permissões de visualização e edição. Os comportamentos esperados das movimentações são os seguintes.
Manutenção das permissões - As permissões das pastas movidas se manterão as mesmas quando:
a. As pastas possuem o mesmo tipo de permissão.
b. A pasta de origem possui uma restrição mas a pasta de destino está com visualização para todos da empresa.
c. A pasta origem possui restrições que estão contidas nas restrições da pasta destino.
Perda de parte das permissões - Há perda de parte das permissões quando:
a. Pasta de origem for mais restrita do que a pasta de destino, sendo que a pasta de origem contém as permissões da pasta destino.
Perda das permissões - A situação em que todas as permissões são perdidas e somente o administrador da conta terá acesso é:
a. Uma pasta e suas subpastas são movidas para dentro de uma pasta restrita.
Utiliza as permissões da pasta superior - As situações em que a pasta movida replica as permissões da nova pasta superior são:
a. As pastas possuem o mesmo tipo de configuração de permissões, porém contém permissões não compatíveis.
b. As pastas possuem configurações de tipos de permissões diferentes.
