1) Sobre a Biblioteca com IA
A Biblioteca com IA é uma pasta fixa e exclusiva dentro do módulo Biblioteca que permite que os usuários realizem o upload de documentos que serão consumidos pela Assistente de IA, possibilitando respostas baseadas exclusivamente nesses conteúdos.
Essa funcionalidade transforma a biblioteca de simples armazenamento em uma fonte de conhecimento interativo, ajudando empresas a obter respostas rápidas e precisas a partir de seus próprios arquivos.
2) Pré-requisitos
É necessário ter contratado a funcionalidade de Biblioteca
É necessário ter acesso à assistente de IA no aplicativo Ploomes
Para realizar perguntas com base nos arquivos presentes na Biblioteca IA, o usuário deve ter acesso ao módulo Biblioteca nas configurações de perfil
3) Configurando/Ativando a Biblioteca com IA
3.1) Habilitando da funcionalidade
A habilitação do módulo de Biblioteca deve ser feita no Ploomes através da aba “Módulos do Sistema”. Em seguida, a partir do módulo "Biblioteca" será disponibilizada a opção de habilitar em “Biblioteca IA”.
Nessa tela é possível visualizar os respectivos valores de limites para utilização da funcionalidade, sendo eles:
Limites de arquivos na pasta
Limites de palavras por arquivo
Limite de créditos para interação com a assistente de IA
3.2) Criação automática da pasta Biblioteca IA
Assim que habilitada, a Biblioteca cria uma pasta fixa especial, que a IA usará como sua fonte de conhecimento para responder às perguntas
Nome e permissões dessa pasta não poderão ser alterados
A pasta não pode ser excluída e não permite criação de subpastas
4) Utilizando a Biblioteca com IA
4.1) Acesso e permissões
Apenas usuários com acesso ao módulo Biblioteca conseguem visualizar a pasta Biblioteca IA.
Quem tiver acesso poderá adicionar, editar e excluir arquivos, além de consultar a assistente.
⚠️Recomenda‑se gerir a biblioteca com cuidado para evitar perda e/ou compartilhamento indevido de informações importantes.
4.2) Envio de arquivos (upload)
Formatos suportados:
.pdf, .txt, .csv, .xlsx, .md, .docxTamanho máximo: 25 MB por arquivo
Se o formato ou tamanho não forem aceitos → upload não será realizado e uma mensagem de erro será exibida.
4.3) Estado de processamento dos arquivos
Cada arquivo exibirá um estado de processamento:
Carregando → upload em andamento
Pendente → em fila de processamento
Em processamento → etapa de processamento dos dados pela IA
Processado → pronto para uso pela Assistente de IA
Não processado → precisa de ação manual para tentar novamente
Limite excedido → créditos mensais para processamento de arquivos esgotados
4.4) Consultas com a IA
A Assistente de IA responderá apenas com base nos documentos com estado "Processado" dentro da pasta Biblioteca IA.
Arquivos removidos deixam imediatamente de ser considerados nas respostas.
4.5) Desabilitação e reativação da Biblioteca IA
Ao desabilitar a Biblioteca IA, a pasta é renomeada para “Nova Pasta (antiga biblioteca impulsionada por IA)” e deixa de alimentar a IA.
Arquivos permanecem armazenados.
Ao reativar a feature, uma nova pasta Biblioteca IA é criada.
5) Limitações da Biblioteca com IA
5.1) Formatos de arquivo permitidos
Somente extensões .pdf, .txt, .csv, .xlsx, .md, .docx
5.2) Tamanho máximo por arquivo
Limite fixo de 25 MB.
5.3) Limite de palavras por arquivo
Representa um limite fixo de palavras que um mesmo arquivo pode ter dentro da pasta Biblioteca com IA.
5.4) Limite de número de arquivos na pasta
Representa um limite fixo para armazenamentos de arquivos exclusivamente na pasta Biblioteca com IA.
5.5) Limite de créditos para interação com a assistente de IA
Representa um limite fixo para a capacidade de interações com a IA. Esse limite será renovável diariamente.
5.6) Processamento de Imagens
Ao realizar o upload de um arquivo, mesmo que dentro do formato permitido, caso ele possua imagens, o conteúdo dessas imagens não será processado.
6) F.A.Q.
6.1) O que é a pasta Biblioteca IA?
Uma pasta única e fixa, criada automaticamente para armazenar arquivos que serão usados pela assistente de IA no aplicativo Ploomes.
6.2) Como funciona a Biblioteca IA?
Utilizamos sua própria base de dados para encontrar e resumir informações de diferentes documentos, com o objetivo de treinar a IA para responder perguntas com precisão, usando só o conteúdo presente nessa pasta.
6.3) Quais arquivos posso enviar?
Arquivos em .pdf, .txt, .csv, .xlsx, .md, .docx, até 25 MB e dentro do limite de palavras em cada arquivo.
6.4) O que acontece quando o limite mensal de processamento acaba?
Não é possível processar novos arquivos, mas ainda é possível consultar os arquivos já processados. Você ainda poderá realizar uploads na pasta, desde que ainda tenha armazenamento disponível, porém, apenas após ter os créditos renovados, será possível enviar os arquivos manualmente para reprocessamento.
6.5)Posso excluir a pasta Biblioteca IA ou mudar suas permissões?
Não. Nome, permissões e exclusão são bloqueados.
6.6) Se eu apagar um arquivo, a IA ainda pode usar esse conteúdo?
Não. Ao apagar, o conteúdo é removido da base da IA imediatamente.
6.7) Posso cancelar um upload em andamento?
Não. Após clicar em Finalizar upload, não será possível remover arquivos enquanto o upload estiver acontecendo e, após iniciar o processamento, não será possível cancelar. Será necessário aguardar a conclusão e excluir o documento se desejado, ou removê-lo da listagem antes de clicar para Finalizar upload.
7) Dicas adicionais para melhores resultados
Envie apenas documentos relevantes e bem formatados para facilitar o processamento.
Divida documentos muito grandes (se estiverem próximos do limite de palavras) em arquivos menores para evitar erro de limite.
Use nomes descritivos de arquivos (ex.: “Contrato_Prestador_Servicos_2024.pdf”) para facilitar identificação.
Formule perguntas claras e específicas à IA. Exemplos:
Ruim: “O que tem nesse documento?”
Melhor: “Resuma as cláusulas de pagamento do arquivo ‘Contrato_Prestador_Servicos_2024.pdf’.”
Monitore os estado do processamento de cada arquivo na pasta para saber se algo ficou pendente ou inválido, antes de perguntar à assistente.
8) Glossário
Créditos: unidade usada para medir o consumo de interação da IA (palavras ou partes de palavras processadas).