Exportar famílias de produtos transforma os dados cadastrados nas famílias, que agrupam os grupos de produtos da sua conta, em uma planilha Excel. Isso ajuda a revisar a organização do catálogo fora do sistema, conferir a estrutura antes de uma importação ou migrar o catálogo para outra plataforma.
Este artigo trata da exportação para Excel. Para atualização automática em dashboards, veja o artigo de Integração Power BI.
⚠️ Atenção:
A exportação de abas depende de uma permissão específica do perfil de usuário. Se a opção não aparecer na sua tela, verifique com o administrador da conta.
A exportação de aba gera uma planilha com os dados cadastrais de cada família (nome e demais campos do cadastro). Ela não traz os grupos nem os produtos que pertencem a cada família.
Onde acessar
Acesse o módulo de Produtos no menu lateral e selecione a visualização Famílias.
Como exportar
A exportação funciona da mesma forma em qualquer entidade do Ploomes. O que muda é só a tela de partida. Para uma visão geral desse mecanismo, das limitações gerais e de onde acessar outras entidades exportáveis, veja o artigo Como exportar abas pelo Ploomes.
Configurar aba
No painel de Abas, escolha uma das opções:
Usar uma aba existente: selecione-a na lista e confira se os filtros já configurados trazem exatamente as informações que você quer exportar.
Criar uma aba nova: clique em Nova aba, dê um nome a ela e defina quem pode vê-la (você, um perfil de usuário ou uma equipe).
Configure os filtros da aba. Deixe em branco para listar todas as famílias visíveis para você, ou defina critérios para restringir o que será exportado (ex.: apenas famílias cujo nome contém "Serviços").
Adicione as colunas que devem aparecer na tabela e, com isso, na exportação. Clique no ícone de ⚙ (engrenagem), no canto superior direito, ao fim das colunas.
Clique no campo desejado e selecione a coluna que quer inserir:
Para um campo da própria Família: digite o nome do campo na caixa de busca e selecione-o na lista.
Para incluir o campo como coluna, clique no "Check" (✓), à direita. Repita para cada coluna e ordene os campos como precisar. Para excluir uma coluna, clique no ícone de lixeira.
Exportar para Excel
Passe o mouse sobre o nome da aba desejada.
Clique no ícone de ⚙ (engrenagem) chamado "Ações da aba".
Selecione a opção "Exportar aba".
Leia com atenção as orientações e confirme.
Clique no ícone de progresso de exportação para acompanhar o andamento e fazer o download.
Pronto! Os dados foram exportados. O arquivo gerado é uma planilha com uma linha por família.
Limitações da exportação
Uma família é um conjunto de grupos, e cada grupo é um conjunto de produtos. O uso de famílias não é obrigatório: grupos cadastrados sem família não aparecem nesta exportação.
O limite é de aproximadamente 50 mil linhas e 30 colunas por aba, e pode ser menor dependendo dos tipos de campo. Para bases maiores, é preciso dividir a exportação. O passo a passo está na seção "Bases com mais de 50 mil linhas".
Se a exportação apresentar erro, pode ser que algum limite tenha sido atingido. Reduza o número de colunas, principalmente as que vêm de entidades vinculadas diferentes, e use filtros para diminuir a quantidade de dados.
Colunas de entidades vinculadas têm profundidade máxima de 4 níveis. Cada nível aumenta a complexidade e o tempo de carregamento da aba.
Nem toda relação entre entidades funciona nos dois sentidos. Em uma aba de Grupos ou de Produtos, é possível puxar ou filtrar dados da Família, porque cada um pertence a uma única família. O caminho inverso, puxar um grupo ou produto específico a partir de uma aba de Famílias, não funciona da mesma forma, porque uma família pode ter vários grupos vinculados.
Campos multilinha: as tags de formatação HTML são removidas, e o conteúdo é cortado a partir de aproximadamente 2.000 caracteres.
Bases com mais de 50 mil linhas
A exportação de aba para Excel tem um limite de aproximadamente 50 mil linhas e 30 colunas, que pode ser menor dependendo dos tipos de campo. Para bases maiores, use filtros para dividir os dados, por exemplo por campos de data (uma aba por ano de criação) ou por ID.
Veja abaixo como dividir por ID. Para dividir por data a lógica é a mesma: defina uma faixa inicial e uma final e vá encadeando as faixas seguintes.
Adicione a coluna de ID pela engrenagem à direita. A coluna aparece na tabela, pronta para ordenação.
Ordene os registros pelo ID, clicando no cabeçalho da coluna para acionar o ícone de ordenação.
Anote o ID mais baixo. Avance as páginas até encontrar o próximo ID a ser filtrado.
Crie uma nova aba (ou duplique a existente, para manter filtros e colunas) e insira as condições de filtro ID > Maior ou igual a > [ID mais baixo] e ID > Menor que > [próximo ID].
Para a próxima faixa, duplique a aba e troque os valores pelos da faixa seguinte.
Repita até cobrir toda a base. Exporte as abas separadamente e, se precisar, junte as informações no Excel.
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