O Power BI é uma ferramenta de inteligência de dados da Microsoft que permite a realização de análises complementares às realizadas pelo módulo de relatórios do Ploomes, possibilitando uma maior variedade de gráficos e análises estatísticas.
A integração com o Power BI permite conectar os dados do Ploomes ao Power BI de forma simples e configurar atualizações recorrentes das informações exportadas.
Requisitos para a Integração
Para utilizar a integração, é necessário possuir uma conta Microsoft com acesso ao Power BI.
Como ativar a integração
No menu lateral do Ploomes, acesse Administração > Integrações plug-and-play.
Localize a integração Power BI.
Clique em Habilitar integração.
Em seguida, clique em Ativar integração.
Ao ativar a integração, um usuário de integração chamado Power BI será criado automaticamente. Esse usuário mantém a conexão ativa entre o Ploomes e o Power BI, mesmo sem usuários logados na conta.
Configuração de expiração dos links
Durante a ativação, é possível definir se os links de exportação irão expirar.
Caso a expiração seja habilitada:
O prazo deve ser definido em dias;
O limite máximo permitido é de 1000 dias.
Se nenhum prazo for definido, o link terá expiração padrão de 60 dias.
Observações importantes
Links gerados por usuários desativados são expirados automaticamente.
Quando o link expira, não é possível mais utilizá-lo para acessar os dados da aba no Power BI; é necessário exportar novamente a aba.
A atualização dos dados continuará funcionando mesmo que o usuário encerre sua sessão no Ploomes.
Como exportar abas para o Power BI
Após ativar a integração, a opção Exportar para Power BI ficará disponível nas ações da aba.
Para gerar um link de exportação:
Acesse a aba desejada.
Clique em Exportar para Power BI.
Aguarde a preparação do link.
Copie o link gerado.
Observações
Os links possuem atualização automática padrão a cada 60 horas.
O horário inicial padrão da atualização é às 12h.
Apenas usuários com permissão de exportação habilitada em Perfis > Outros poderão utilizar a funcionalidade.
Como utilizar o link no Power BI
Para abas menores (até 10 mil linhas)
Abra o Power BI.
Clique em Obter Dados.
Escolha a opção Web.
Cole o link de exportação.
Para abas maiores (acima de 10 mil linhas)
Para abas maiores, recomenda-se utilizar a importação via Web Avançada.
Nesse caso:
Configure o campo Tempo limite do comando em minutos;
Isso evita que a importação seja interrompida antes da conclusão.
Após finalizar a importação, aguarde o carregamento completo da aba para iniciar a análise dos dados.
Para substituir os links da versão anterior da integração pelos novos links, veja a seção "Expiração do link de exportação".
Como gerenciar exportações
Existem duas formas de gerenciar as exportações:
Pelo ícone de exportação no canto superior direito;
Pela aba Suas Exportações no perfil do usuário.
Ícone de exportação
Ao clicar no ícone de exportação, é possível:
Acompanhar exportações em andamento;
Visualizar exportações em fila;
Consultar exportações concluídas recentemente.
Observações
O número de exportações paralelas depende do plano contratado.
O ícone exibe apenas as 3 últimas exportações concluídas.
Suas Exportações
Na aba Suas Exportações, é possível:
Visualizar exportações realizadas;
Copiar links de exportação;
Configurar a frequência de atualização dos dados.
Limitações da integração
As alterações realizadas nas abas do Ploomes não aparecem automaticamente no Power BI em tempo real. A atualização ocorre conforme a frequência configurada para o link exportado e respeita os limites do plano contratado.
Para consulta do plano contratado e seus limites basta seguir o passo a passo abaixo:
Abas muito grandes não podem ser integradas (por exemplo acima de 50 mil linhas e 30 colunas).
Para abas acima de 50 mil linhas, recomendamos:
Dividir os dados em abas menores;
Aplicar filtros para reduzir o volume exportado.
Limites por plano
Recurso | FREE | PRO |
Abas integradas por conta | 10 | 50 |
Frequência de atualização | 1 atualização a cada 8h | 1 atualização a cada 1h |
Abas em exportação paralela (nova exportação ou atualização) | 5 | 10 |
Colunas por aba | 30 | 30 |
Linhas por aba | 50.000 | 50.000 |
Abas em fila de espera (nova exportação ou atualização) | 50 | 50 |
Observações: atualizações futuras dos dados também podem ser realizadas sempre que necessário, respeitando os limites do plano contratado, mesmo que o usuário encerre sua sessão no Ploomes. Ou seja, uma vez feita a integração, não é mais necessário repetir o processo de obtenção de dados da web para atualização deles.
Casos específicos
1. Expiração do link de exportação
O prazo de expiração do link de exportação é estabelecido em dias, e este valor pode ser personalizado de acordo com suas preferências, seguindo o passo a passo do vídeo abaixo. Se não for estabelecido um prazo de expiração, o sistema utilizará como padrão 60 dias para expiração do link.
Durante esse período de expiração, é possível realizar a revalidação do link seguindo o passo a passo abaixo.
Caso o prazo do período de expiração seja atingido, será necessário gerar um novo link de exportação. Em caso de expiração do link, o procedimento de renovação é simples. Basta gerar um novo link, definir seu prazo de expiração e seguir o procedimento de atualização no Power BI.
2. Atualização limitada de dados conforme frequência do plano
Após clicar em "Atualizar Dados" no Power BI, a atualização ocorrerá de acordo com a frequência permitida pelo plano, mesmo que a sessão no Ploomes seja encerrada. Isso significa que, após a integração, não é necessário repetir o processo de obtenção de dados da web. Cada plano possui uma capacidade de atualização específica para equilibrar a demanda de dados e a performance. Os dados serão atualizados conforme as limitações e recursos do plano escolhido.
Para atualizações mais frequentes, considere o plano de nível superior, o Plano Pro, que oferece uma capacidade de atualização robusta para atender às necessidades de análises dinâmicas.
3. Atualizações realizadas durante as exportações
Nosso sistema opera com uma atualização dinâmica, processando dados linha por linha. Ao exportar, é essencial considerar o seguinte cenário:
Imagine que você exporte uma planilha com 10.000 linhas. Durante esse processo, se você atualizar uma linha, por exemplo, a linha 2.000, essa atualização pode não ser refletida na versão exportada da planilha. Isso acontece porque a linha já foi processada durante o processo de exportação em andamento.
Para garantir a integridade dos dados exportados, recomendamos adotar as seguintes práticas:
Certifique-se de que todas as atualizações necessárias foram feitas antes de iniciar o processo de exportação.
Garanta que todos os dados que você deseja incluir na exportação estejam atualizados e precisos antes de iniciar a exportação.
Se eventualmente ocorrerem atualizações durante o processo de exportação, é importante notar que essas podem não ser refletidas no link gerado.
4. Atualizar colunas da aba integrada com o Power BI.
Para atualizar as colunas da aba integrada com o Power BI, é necessário seguir o passo a passo abaixo:
No Ploomes:
Acesse a aba desejada.
Adicione ou remova as colunas necessárias.
Salve as alterações.
Aguarde a atualização do link exportado conforme a frequência configurada.
Para que seja refletido no Power BI, é necessário que a atualização das informações no link de exportação tenha sido concluída após a inclusão ou exclusão dessa nova coluna. A mesma irá ocorrer conforme definido ao configurar a integração. Lembrando que os limites são:
Plano Free: 1 atualização a cada 8h.
Plano Pro: 1 atualização a cada 1h.
No Power BI:
Abra o relatório desejado.
Acesse: Arquivo > Opções e Configurações > Opções.
Clique em Limpar Cache para as três sessões:
i. Opções de Gerenciamento de Cache de Dados.
ii. Opções de Cache de P e R.
iii. Opções do Cache de Artefatos Patrocinados.Clique em OK
Vá em: Transformar Dados > Transformar Dados.
No painel Etapas Aplicadas do Configurador de Consulta, clique na engrenagem da etapa Column1 Expandido.
Selecione ou remova as colunas desejadas.
Clique em OK para confirmar.
Atualize os dados do relatório.
Clique em Atualizar Dados no menu superior.Aguarde o processo de atualização ser concluído.
Dessa forma, as novas colunas incluídas ou removidas no Ploomes serão refletidas no Power BI, garantindo que seus relatórios estejam atualizados.
⚠️ Atenção: sempre que houver uma alteração de adição ou remoção de colunas, este passo a passo deverá ser realizado novamente.
5. Combinar abas do Ploomes em uma única tabela no Power BI.
Há um limite para o tamanho máximo da aba que pode ser integrada com o Power BI por vez. Portanto, para abas muito extensas, você pode seguir estes passos:
Dividir uma aba grande em abas menores no Ploomes.
Exportar cada aba separadamente para o Power BI (uma por vez, repetindo o processo de obtenção de dados via web).
Utilizar o editor de dados do Power BI para combinar as tabelas.
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