Nova Integração Power BI
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Escrito por Ploo
Atualizado há mais de uma semana

Sobre o Power BI

O Power BI é uma ferramenta de inteligência de dados da Microsoft que permite a realização de análises complementares às realizadas pelo módulo de relatórios do Ploomes, possibilitando uma maior variedade de gráficos e análises estatísticas.

Objetivos da Integração

Permitir a exportação de abas de todas as entidades do Ploomes com o Power BI, de forma simples, rápida e com possibilidade de configurar a atualização recorrente dos dados das abas pelo Ploomes.

Requisitos para a Integração

Ter uma conta Microsoft para acesso ao Power BI.

Ativando a Integração no Ploomes

Para ativar a integração, na tela inicial do Ploomes, vá em "Administração" no menu lateral e clique em "Integrações plug-and-play".

Interface gráfica do usuário, Aplicativo

Descrição gerada automaticamente


Procure e clique sobre o ícone "Power BI", isso abrirá uma nova tela. Clique em "Habilitar integração" e, em seguida, em "Ativar integração".

Observações:

  1. É possível definir se os links das abas exportadas expiram ou não, para isso basta basta ativar a opção correspondente e definir a expiração, em dias, conforme necessário.

    Interface gráfica do usuário, Aplicativo, Teams

Descrição gerada automaticamente

  2. Os links gerados por um usuário que for desativado são expirados automaticamente;

  3. Quando o link expira, não é possível mais utiliza-lo para acessar os dados da aba no Power BI, é necessário exportar novamente a aba.

  4. Ao ativar a integração, um usuário de integração com o nome "Power BI" é criado, este usuário serve para manter a conexão entre o Power BI e o Ploomes mesmo quando não há usuários logados na conta.

Gerando os links de exportação

Com a integração ativada, uma nova opção de ação de aba será habilitada: "Exportar para Power BI".


Para gerar o link de exportação da sua aba para o Power BI, basta clicar sobre a opção "Exportar para Power BI" e aguardar a preparação do link.

Observação:

  1. Todos os links de exportação gerados vem com atualização padrão dos seus dados a cada 60 horas e com início da atualização às 12:00 pm.

  2. Apenas os usuários com perfis com permissão de exportação de abas para o Power BI / Excel habilitada em "Perfis" > "Outros" terão acesso a essa opção.

Utilizando os links no Power BI

Para abas menores (ex: até 10 mil linhas), com o link de exportação copiado, basta abrir o Power BI, ir em "obter dados", escolher a opção "web" e colar o link.

Texto

Descrição gerada automaticamente com confiança baixa


Para abas maiores (ex: acima de 10 mil linhas), é recomendável o uso da importação via web "avançada", definindo um tempo que o Power BI deverá aguardar para que a integração se concretize no campo "tempo limite do comando em minutos". Sem essa definição, pode ser que a importação seja interrompida sem ter sido finalizada.

Finalizada essa operação, é só aguardar o carregamento da aba no Power BI para iniciar o tratamento e utilização dos dados.

Observação:

  1. Para substituir os links da versão anterior da integração para os novos links, seguir passos indicados no item 9.1.

Gerenciando os links de exportação

Existem duas formas de gerenciar suas exportações:

  • Pelo ícone de exportação no canto superior direito da tela

  • Pela aba de "Suas Exportações" na página do perfil do usuário

Ícone de exportação

Ao clicar no ícone de exportação, é possível acompanhar o andamento das exportações solicitadas, quais estão na fila e quais foram concluídas recentemente.

Observações:

  1. A quantidade máxima de exportações em paralelo depende do Plano do Power Bi contratado, ver

  2. O ícone exibe até as 3 últimas exportações ou atualizações concluídas. Para visualizar as outras, é necessário acessar "Suas Exportações".

Suas Exportações

Na aba "Suas Exportações" é possível

  • visualizar todas as exportações ou atualizações concluídas feitas pelo usuário;

  • configurar a frequência de atualização dos links exportados;

  • copiar os links das abas exportadas.

Tela de computador com texto preto sobre fundo branco

Descrição gerada automaticamente

Limitações da integração

  1. Os dados atualizados nas abas do Ploomes não são atualizados automaticamente no Power BI. A atualização dos dados do link de exportação ocorre conforme frequência definida na configuração.

  2. Para atualizá-los, é necessário definir a frequência de acordo com o limite do plano contratado. Para consulta do plano contratado e seus limites basta seguir o passo a passo abaixo:

    Tela de computador com texto preto sobre fundo branco

Descrição gerada automaticamente
  3. Assim como no caso de exportação de abas do Ploomes para Excel, abas muito grandes (ex: acima de 50 mil linhas) não podem ser integradas. Nesses casos, recomenda-se que a aba seja dividida em abas menores ou que se aplique filtros na aba para reduzir seu tamanho e ser possível efetuar a integração.

Limites/Plano

FREE

PRO

Abas integrada por conta

10

50

Frequência de atualização

1 atualização a cada 8h

1 atualização a cada 1h

Abas em exportação paralela (nova exportação ou atualização)

5

10

Colunas por aba

30

30

Linhas por aba

50.000

50.000

Abas em fila de espera (nova exportação ou atualização)

50

50

Observações: atualizações futuras dos dados também podem ser realizadas sempre que necessário, respeitando os limites do plano contratado, mesmo que o usuário encerre sua sessão no Ploomes. Ou seja, uma vez feita a integração, não é mais necessário repetir o processo de obtenção de dados da web para atualização dos mesmos.

Casos específicos

Atualização da Integração Existente.

Caso já utilize a integração e irá utilizar a nova, será necessário refazer o processo de geração de link e integração dentro do Power BI, seguindo o vídeo abaixo.

Tela de computador com texto preto sobre fundo branco

Descrição gerada automaticamente

Em resumo:

No Ploomes, gere um novo link de exportação para a(s) aba(s) que você utiliza em seu relatório.


No Power BI, siga estas etapas para atualizar o link:

  1. Transformar Dados

  2. Na consulta, clique com o botão direito

  3. Selecione "Editor Avançado"

  4. Substitua o link antigo pelo novo

  5. Clique em "Concluir" e depois em "Aplicar"

Dessa forma, você garantirá que os dados em seu relatório estejam sempre atualizados e alinhados com a expiração do link de exportação definida.

Expiração do link de exportação.

Por padrão, o prazo de expiração do link de exportação é estabelecido em 60 dias, e este valor pode ser personalizado de acordo com suas preferências, seguindo o passo a passo do vídeo abaixo.

Durante esse período de expiração, seja ele de 60 dias ou conforme sua escolha, é possível realizar a revalidação do link seguindo o passo a passo do vídeo abaixo.

Caso o prazo do período de expiração seja atingido, será necessário gerar um novo link de exportação. Em caso de expiração do link, o procedimento de renovação é simples. Basta gerar um novo link, definir seu prazo de expiração e seguir o procedimento descrito no item 9.1 para realizar a atualização no Power BI.

Atualização Limitada de Dados conforme Frequência do Plano.

Após clicar em "Atualizar Dados" no Power BI, a atualização ocorrerá de acordo com a frequência permitida pelo plano, mesmo que a sessão no Ploomes seja encerrada. Isso significa que, após a integração, não é necessário repetir o processo de obtenção de dados da web. Cada plano possui uma capacidade de atualização específica para equilibrar a demanda de dados e a performance. Os dados serão atualizados conforme as limitações e recursos do plano escolhido.

Para atualizações mais frequentes, considere o plano de nível superior, o Plano Pro, que oferece uma capacidade de atualização robusta para atender às necessidades de análises dinâmicas.

Atualizações realizadas durante as exportações.

Nosso sistema opera com uma atualização dinâmica, processando dados linha por linha. Ao exportar, é essencial considerar o seguinte cenário:

Imagine que você exporte uma planilha com 10.000 linhas. Durante esse processo, se você atualizar uma linha, por exemplo, a linha 2.000, essa atualização pode não ser refletida na versão exportada da planilha. Isso acontece porque a linha já foi processada durante o processo de exportação em andamento.

Para garantir a integridade dos dados exportados, recomendamos adotar as seguintes práticas:

  1. Certifique-se que todas as atualizações necessárias foram feitas antes de iniciar o processo de exportação.

  2. Garanta que todos os dados que você deseja incluir na exportação estejam atualizados e precisos antes de iniciar a exportação.

Se eventualmente ocorreram atualizações durante o processo de exportação, é importante notar que essas podem não ser refletidas no link gerado.

Atualizar colunas da aba integrada com o Power BI.

Para atualizar as colunas da aba integrada com o Power Bi é necessaário segui o passo a passo abaixo:

Tela de computador com texto preto sobre fundo branco

Descrição gerada automaticamente


No Ploomes:

  1. Acesse o Ploomes

    1. Vá para a aba onde deseja incluir ou remover a(s) nova(s) coluna(s).

    2. Adicione ou remova a coluna conforme necessário.

    3. Salve as alterações na aba.

  2. Aguarde a atualização dos dados.

    1. Para que seja refletido no Power BI, é necessário que a atualização das informações no link de exportação tenha sido concluída após a inclusão ou exclusão dessa nova coluna. A mesma irá ocorrer conforme definido ao configurar a integração. Lembrando que os limites são:

      1. Plano Free: 1 atualização a cada 8h,

      2. Plano Pro: 1 atualização a cada 1h.

No Power BI:

  1. Acesse o Power BI, com o relatório desejado aberto

    1. Vá em Arquivo > Opções e Configurações > Opções > Pressione "Limpar Cache" para as três sessões > Pressione "OK".

      1. Opções de Gerenciamento de Cache de Dados.

      2. Opções de Cache de P e R.

      3. Opções do Cache de Artefatos Patrocinados.

  2. Em seguida,

    1. Vá em Transformar Dados > Transformar Dados

    2. No Configurador de Consulta, em Etapas Aplicadas.

    3. Pressione a engrenagem em "Column1 Expandido" e deselecione ou selecione a coluna desejada.

    4. Pressione "OK" para confirmar a seleção.

  3. Atualize Dados.

    1. Clique em Atualizar Dados no menu superior.

    2. Aguarde o processo de atualização ser concluído.

Dessa forma, as novas colunas incluídas ou removidas no Ploomes serão refletidas no Power BI, garantindo que seus relatórios estejam sempre atualizados.

Combinar abas do Ploomes em uma única tabela no Power BI.

Como mencionado no item 8, há um limite para o tamanho máximo da aba que pode ser integrada com o Power BI por vez. Portanto, para abas muito extensas, você pode seguir estes passos:

  • Dividir uma aba grande em "sub-abas" menores no Ploomes;

  • Integrar ao Power BI cada uma das "sub-abas" (uma por vez, repetindo o processo de obtenção de dados via web;

  • Pelo Power BI, combinar as "sub-abas" pelo editor de dados.

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