1) Sobre o Power BI

O Power BI é uma ferramenta de inteligência de dados da Microsoft que permite a realização de análises complementares às realizadas pelo módulo de relatórios do Ploomes, possibilitando uma maior variedade de gráficos e análises estatísticas.

2) Objetivos da Integração

Permitir a integração de todas as abas de tabelas do Ploomes com o Power BI, de forma simples, rápida e com possibilidade atualização dos dados das abas pelo próprio Power BI.

3) Requisitos para a Integração

Ter uma conta Microsoft para acesso ao Power BI.

4) Ativando a Integração no Ploomes

Para ativar a integração, na tela inicial do Ploomes, vá em "Administração" no menu lateral e clique em "Integrações plug-and-play".

Procure e clique sobre "Power BI". A seguinte tela irá aparecer e então clique em "Habilitar integração" e, em seguida, em "Ativar integração".

5) Configurando a integração nas abas desejadas

Ao ativar a integração, um usuário com o nome "Power BI" é criado. Para conseguir integrar suas abas do Ploomes com o Power BI, além de ativar a integração é necessário que o usuário "Power BI" esteja na relação de "Quem pode ver essa aba", configurada dentro da edição das abas do Ploomes.

No caso de abas configuradas com a opção de visualização de "Todos da empresa", o usuário "Power BI" estará automaticamente incluído.

No caso de abas configuradas com a opção de visualização de "Um ou mais usuários", o usuário de "Power BI" deverá ser adicionado.

No caso de abas configuradas com a opção de visualização de "Uma ou mais equipes", o usuário "Power BI" precisará ser incluído dentro de uma equipe para conseguir ser inserido na relação de visualização (a criação e edição de equipes é feita em Administração > Equipes de usuários).

6) Utilizando a Integração

Com a integração ativada e o usuário "Power BI" na relação de visualização da aba, uma nova opção de ação de aba será habilitada: "Exportar para Power BI".

Para integrar sua aba para o Power BI, basta clicar sobre a opção de exportação e copiar o link que será gerado.

Para abas menores (ex: até 10 mil linhas), com o link de exportação copiado, basta abrir o Power BI, ir em "obter dados", escolher a opção "web" e colar o link.

Para abas maiores (ex: acima de 10 mil linhas), é recomendável o uso da importação via web "avançada", definindo um tempo que o Power BI deverá aguardar para que a integração se concretize no campo "tempo limite do comando em minutos". Sem essa definição, pode ser que a integração seja interrompida sem ter sido finalizada.

Finalizada essa operação, é só aguardar o carregamento da aba no Power BI para iniciar o tratamento e utilização dos dados.

Para atualizar os dados das abas integradas, conforme modificações feitas pelo Ploomes, basta clicar em "atualizar" no Power BI e os dados incluídos ou alterados serão atualizados.

Atualizações futuras dos dados também podem ser realizadas sempre que necessário, mesmo que o usuário encerre sua sessão no Ploomes. Ou seja, uma vez feita a integração, não é mais necessário repetir o processo de obtenção de dados da web para atualização dos mesmos.

7) Limitações da integração

  • Os dados atualizados nas abas do Ploomes não são atualizados automaticamente no Power BI. Para atualiza-los, é necessário clicar no botão de "Atualizar" do Power BI.

  • Assim como no caso de exportação de abas do Ploomes para Excel, abas muito grandes (ex: acima de 50 mil linhas) não podem ser integradas. Nesses casos, recomenda-se que a aba seja dividida em abas menores ou que se aplique filtros na aba para reduzir seu tamanho e ser possível efetuar a integração.

8) Casos específicos

8.1) Além dos dados, atualizar colunas da aba integrada com o Power BI

A função de atualização dos dados pelo Power BI não se aplica a mudanças de colunas na aba já integrada.

Se uma coluna for removida da aba do Ploomes, ao atualizar no Power BI a coluna continuará aparecendo dentro do editor de dados, mas com seus dados vazios.

Se uma coluna for adicionada à aba do Ploomes, ao atualizar no Power BI a nova coluna não aparecerá dentro do editor de dados.

Portanto, para atualizar mudanças nas colunas da aba do Ploomes, é necessário copiar novamente o link da aba e refazer o processo de obtenção de dados da web pelo Power BI.

8.2) Combinar abas do Ploomes em uma única tabela no Power BI

Conforme dito no item 7, existe uma limitação do tamanho máximo de aba que é possível integrar com o Power BI por vez. Então, para os casos de abas muito grandes, pode-se adotar os seguintes passos:

  • Dividir a aba grande em "sub-abas" menores no Ploomes;

  • Integrar ao Power BI cada uma das "sub-abas" (uma por vez, repetindo o processo de obtenção de dados via web);

  • Pelo Power BI, combinar as "sub-abas" pelo editor de dados.

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