⚠️ El módulo de Formas externas no forma parte del plan Ploomes Básico. Es un módulo adicional que puede contratarse por separado.
Las Formas Externas son una funcionalidad que permite recopilar información directamente de clientes, prospectos o socios, sin que necesiten acceder a la plataforma de Ploomes.
Puedes hacer que el formulario sea accesible públicamente mediante:
Una URL compartible que dirige a los usuarios a una página personalizada.
Un código embebido (iframe) que puede agregarse a una página de tu sitio web (como un formulario de contacto).
Las respuestas enviadas se registran automáticamente en la cuenta, ya sea en Clientes o Negocios, agilizando la creación de registros, las actualizaciones y los procesos de ingreso de datos.
Un caso de uso común es el de una consultora que envía un formulario a clientes potenciales para que completen sus datos. La información se registra directamente en un embudo de servicios, creando automáticamente tanto el negocio como el cliente.
¿Dónde pueden utilizarse las formas?
Las formas pueden configurarse para dos entidades en Ploomes:
Cliente: incluye tanto empresas como personas (contactos).
Negocio: permite utilizar campos de la tarjeta, del cliente vinculado e incluso del contacto.
¿Cómo acceder?
Existen dos formas de acceder al módulo:
Ve a Administración > Formas externas.
Accede a la entidad de Clientes o Negocios > haz clic en "Menú" > "Configurar formas externas".
¿Cómo crear una Forma externa?
Después de acceder a la pantalla de Formularios Externos (desde Administración > Formas externas o desde la entidad de Clientes o Negocios > "Menú" > "Configurar formas externas"), haz clic en "Nueva forma" en la entidad deseada (Negocios o Clientes).
Configuraciones disponibles
Al crear una nueva Forma Externa, puedes configurar:
Identificación
Nombre del formulario
Descripción
Color de fondo
Inclusión de logotipo
2. Finalidad
Crear o actualizar registros (genera un enlace único y un iframe para incrustarlo en sitios web).
Solo actualizar registros existentes (genera enlaces individuales para cada cliente o negocio).
3. Campos del formulario
Campos estándar o personalizados de las entidades (por ejemplo: NIF/CIF, Teléfono, Pipeline, etc.).
Marcar campos como obligatorios.
Editar etiquetas y descripciones para facilitar la comprensión al completar la información.
Definir campos clave (por ejemplo, si un registro enviado contiene el mismo valor que un campo clave existente, como el NIF/CIF, el sistema actualizará el registro existente en lugar de crear uno nuevo).
💡 Consejo: utiliza campos clave para evitar registros duplicados.
También puedes asignar valores predeterminados, completando automáticamente determinados campos.
4. Compartir
Una vez que hagas clic en "Guardar", podrás compartir el enlace del formulario:
Enlace público listo para enviar a los clientes.
Código iframe para incrustarlo directamente en un sitio web (disponible únicamente para formularios de creación).
En el caso de formularios de actualización, los enlaces se generan individualmente para cada registro y se encuentran dentro de cada negocio, en la pestaña Formas externas.
[Vista previa del enlace e iframe para el nuevo formulario de creación de acuerdos]
[Vista previa del enlace del formulario de actualización de negocios]
Ejemplo práctico
Creación de un formulario para Cliente (Persona)
Campos obligatorios: Nombre, Correo electrónico y NIF/CIF.
Campo clave: NIF/CIF.
Valor predeterminado: Origen = "Consultoría".
Resultado: cada cliente que complete el formulario será creado en el módulo de Clientes y, si ya existe un registro con el mismo NIF/CIF, será actualizado.
Mensaje de confirmación después de hacer clic en "Enviar":
El formulario enviado aparecerá vinculado a tus clientes:
2. Creación de un formulario para Negocio
Campos: Título del negocio, Cliente, Pipeline y Etapa.
Resultado: el negocio se crea automáticamente dentro del pipeline definido, listo para su seguimiento.
💡 Buenas prácticas
Utiliza campos clave para evitar registros duplicados.
Personaliza el formulario con tu logotipo y los colores de tu marca para generar mayor confianza en los clientes.
En los formularios de actualización, verifica siempre el enlace antes de enviarlo.
Prueba el formulario con datos ficticios para asegurarte de que la información se registre correctamente.
¿Cómo contratar el módulo?Para contratar el módulo de Formas externas, ponte en contacto con:
La persona responsable de tu relación con Ploomes (Customer Success - CS);
o
Nuestro equipo de Soporte, para recibir orientación.
Ver también:
¿Te resultó útil este artículo? Déjanos tu opinión a continuación para que podamos seguir mejorando nuestra base de conocimientos. 😊
¿Tienes alguna duda? No dudes en contactar con nuestro equipo de Soporte a través del chat de la plataforma o por correo electrónico a suporte@ploomes.com.