1) Sobre o Ambiente de Sandbox
O Ambiente de Sandbox é um espaço de testes isolado, que replica automaticamente as configurações do seu ambiente de produção — sem nunca impactar sua operação real. Nele, você e sua equipe podem testar automações, integrações, formulários e fluxos de trabalho com total liberdade, sabendo que qualquer erro ou experimento fica contido nesse ambiente separado.
Periodicamente (ou quando você quiser), o Sandbox pode ser atualizado com uma cópia fresca das configurações e de uma amostra dos dados de produção. Essa atualização é destrutiva: tudo o que existia antes no Sandbox é apagado e substituído pela nova cópia.
2) Pré-requisitos
Ter perfil de administrador no ambiente de produção — apenas administradores podem ativar, configurar e gerenciar o Ambiente de Sandbox.
A conta precisa ter o Ambiente de Sandbox liberado pelo nosso time Gerente de Conta ou Suporte. Se a opção não aparecer na sua tela de Administração do Sistema, entre em contato com o suporte Ploomes para verificar a disponibilidade para sua conta.
3) Configurando/Ativando o Ambiente de Sandbox
3.1) Iniciando a ativação
O fluxo de ativação começa na aba Administração do Sistema, dentro do seu ambiente de produção. Um administrador acessa essa aba e inicia a criação do Ambiente de Sandbox.
Depois de concluída a configuração inicial (descrita nos passos abaixo), o ambiente é criado e você acompanha o progresso em tempo real, numa tela de carregamento que mostra o que já foi migrado com sucesso e o que eventualmente apresentou algum erro.
Não é possível cancelar a ativação depois de iniciada. Mas você não precisa esperar parado: pode sair dessa tela e continuar usando o Ploomes normalmente enquanto o ambiente é criado, sem perder o andamento — ao retornar, é possível ver o status atual do processo de ativação do ambiente.
3.2) Selecionando quem terá acesso ao Sandbox
Ainda na configuração inicial, você escolhe quais usuários (já cadastrados em produção) poderão acessar o Ambiente de Sandbox.
Alguns pontos importantes sobre essa etapa:
Por padrão, você pode adicionar até 5 usuários ativos no Sandbox.
Só é possível selecionar usuários que já existem no ambiente de produção. Não é possível criar um usuário direto no Sandbox.
Usuários novos recebem automaticamente um e-mail para criar a senha de acesso ao Sandbox. Se um usuário for removido e depois readicionado, ele recebe um novo e-mail de criação de senha.
Ao adicionar ou remover um usuário da lista de acesso, a mudança é aplicada imediatamente — não é preciso esperar uma atualização do ambiente.
Se você quiser dar a um usuário o perfil de administrador dentro do Sandbox, mas esse usuário não é admin em produção, o sistema exibe um alerta de atenção, já que esse usuário passará a ver informações reais e sensíveis da sua empresa dentro do Sandbox.
Você também pode escolher, na configuração de atualização automática (explicada mais abaixo), se quer preservar o acesso dos usuários entre as atualizações do ambiente — assim eles não precisam recriar a senha a cada atualização.
Importante: além dos usuários que você seleciona, o sistema também migra, como "usuários de referência", qualquer outro usuário de produção que apareça como responsável em algum registro migrado (por exemplo, o responsável por um contato ou por um negócio). Esses usuários de referência não recebem credenciais nem conseguem fazer login — eles existem apenas para que os vínculos dos registros migrados continuem fazendo sentido.
3.3) Configurando quais dados serão migrados
Esta é uma das etapas mais importantes da configuração, porque define o volume e o tipo de dado que estará disponível para seus testes. Preste atenção especial às regras abaixo — elas moldam todos os registros que você poderá utilizar para testes no Sandbox no dia a dia.
O limite geral é de até 10.000 registros no total, somando todas as entidades (tipos de cadastro) selecionadas. Esse número é dividido entre as entidades que você escolher migrar. Por exemplo:
Se você selecionar 5 entidades, cada uma pode receber até 2.000 registros (10.000 ÷ 5).
Se você selecionar 3 entidades, o cálculo (10.000 ÷ 3 = 3.333,33) é sempre arredondado para baixo: cada entidade recebe até 3.333 registros, totalizando 9.999 registros migrados (e não 10.000).
Se você selecionar 6 entidades, o cálculo (10.000 ÷ 6 = 1.666,66) resulta em 1.666 registros por entidade, totalizando 9.996.
Ou seja: quanto mais tipos de cadastro você escolher migrar, menor será a cota individual de cada um — e o total migrado pode ficar levemente abaixo de 10.000 quando a divisão não é exata. Se sua conta tem 10.000 cadastros ou menos no total, todos são migrados normalmente (respeitando os tipos que você selecionou).
Outras regras da migração de dados que vale a pena conhecer:
A cota não usada por uma entidade não é repassada para outra. Se uma entidade tem menos registros do que sua cota, apenas os registros existentes são migrados — a diferença não aumenta a cota das demais.
Ordem de prioridade dos registros migrados: primeiro são migrados os cadastros vinculados a alguma configuração (por exemplo, um negócio referenciado em uma automação); depois, os demais registros são selecionados como os mais antigos ou os mais recentes, conforme a opção que você escolher na configuração do ambiente.
Adicionar uma nova entidade não apaga o que você já preencheu. Se você já tinha definido quantidades para as entidades selecionadas e resolve incluir mais uma, o sistema recalcula automaticamente o novo limite por entidade e atualiza os campos já preenchidos — você não precisa redefinir manualmente as quantidades.
Algumas entidades dependem de outras estarem selecionadas. As entidades disponíveis para seleção se dividem em dois grupos:
Independentes (podem ser marcadas livremente): Empresa, Pessoa, Negócio, Produto.
Dependentes (exigem que outras entidades também estejam marcadas): Venda (exige Empresa e Pessoa); Documento (exige Empresa e Pessoa); Proposta (exige Negócio); Registro de Interação (exige Negócio ou Empresa e Pessoa juntas).
Se você tentar marcar uma entidade dependente sem os pré-requisitos, a interface bloqueia a combinação.
Lead, e-mails e tarefas não fazem parte da seleção de migração — não são copiados para o Sandbox.
Metas e Relatórios são migrados como parte das configurações do ambiente (painéis, permissões e filtros), e os dados que elas exibem dependem exclusivamente dos registros que você escolheu migrar, além do nível de acesso.
A quantidade de dados migrados depende do volume existente na sua base de produção. Se a quantidade selecionada for maior do que a disponível, serão migrados apenas os dados existentes.
Sobre dados pessoais: por questões de privacidade, o Sandbox nunca migra dados pessoais sensíveis. Isso significa que CPF, telefone e e-mail do cadastro de Pessoas sempre retornam vazios no Sandbox, assim como qualquer campo personalizado que você tenha configurado como um dado de "pessoa física". Essa informação é exibida claramente na hora de configurar a migração.
3.4) Configurando a atualização automática (recorrência)
Você também define, de forma opcional, na etapa de ativação (e pode alterar depois), a frequência com que o Sandbox será atualizado automaticamente a partir de produção:
Frequência: Diária, Semanal ou Mensal.
Data de início: define quando a primeira atualização automática ocorre; precisa ser uma data futura (a partir de amanhã).
Todas as atualizações automáticas ocorrem sempre às 3h da manhã, e esse horário não pode ser alterado.
Existe um intervalo mínimo de 24 horas entre qualquer atualização (manual ou automática) — inclusive contando a partir da criação e da deleção do ambiente. Ou seja, nenhuma atualização pode ocorrer nas primeiras 24h depois de o Sandbox ser criado ou excluído.
Nesta mesma tela, você define se quer preservar os usuários entre as atualizações.
A data do próximo reset automático fica sempre visível, tanto em produção quanto dentro do próprio Sandbox.
4) Utilizando o Ambiente de Sandbox
4.1) Acessando o ambiente
O Sandbox é acessado por uma URL própria e fixa: app10.sandbox.ploomes.com — independentemente de sua conta ter ou não uma identidade visual personalizada (whitelabel). Se sua conta usa whitelabel, o logo, as cores e o nome de produção aparecem normalmente depois do login no Sandbox.
Dentro das configurações do ambiente, em produção, você encontra um ícone de acesso rápido (que abre o Sandbox em uma nova guia) e um ícone para copiar a URL de acesso.
Ao entrar no Sandbox, um banner fixo no topo da tela sempre avisa: "Você está logado no ambiente Sandbox" — para que não haja confusão sobre em qual ambiente você está trabalhando.
As credenciais (login e senha) do Sandbox são completamente independentes das de produção: alterar sua senha em um ambiente não afeta o outro.
Se a conta de produção for suspensa (por exemplo, por questões financeiras), o acesso ao Sandbox também é suspenso automaticamente.
4.2) Atualizando o ambiente manualmente
Além das atualizações automáticas, um administrador pode solicitar uma atualização manual do Sandbox a qualquer momento — respeitando sempre o intervalo mínimo de 24h desde a última atualização (manual ou automática) ou desde a criação do ambiente.
Contas com frequência de atualização automática na recorrência DIÁRIA não poderão executar atualizações manuais.
Ao solicitar, você verá uma confirmação explícita avisando que todos os dados atuais do Sandbox serão perdidos. As configurações de execução (como a preservação de usuários) já vêm definidas conforme o que você configurou anteriormente.
Alguns pontos de atenção:
Se já existir uma atualização automática agendada para as próximas 24h, o botão de atualização manual fica bloqueado.
Durante a execução (que tem prazo de até 15 minutos), o ambiente pode ficar totalmente indisponível. Qualquer usuário que esteja conectado ao Sandbox nesse momento é desconectado (logout forçado) automaticamente.
Se você tentar acessar o Sandbox durante uma atualização em andamento, verá uma mensagem informando a indisponibilidade temporária.
Uma atualização manual solicitada fora do horário comercial é sempre executada de madrugada, evitando qualquer risco de instabilidade durante seu horário de trabalho.
4.3) Atualização automática e cancelamento
O aviso da próxima atualização automática fica fixo no canto superior direito da tela, dentro do banner do Sandbox, informando a data do próximo reset programado.
Se preferir não atualizar naquele momento (por exemplo, porque há testes em andamento), um administrador pode cancelar a próxima atualização agendada — a qualquer momento, desde que ela ainda não tenha começado a ser executada. Ao cancelar, você escolhe entre manter a próxima data já calculada pela recorrência configurada, ou definir uma nova data de início.
A informação sobre a próxima atualização automática só aparece no banner quando existe uma atualização automática configurada. Se você não configurou recorrência automática, essa informação não é exibida.
4.4) O que acontece com as automações
Todas as suas automações (gatilhos, filtros, ações e fórmulas) são replicadas normalmente para o Sandbox — com uma exceção importante: automações que enviam e-mail nascem desativadas no Sandbox, para evitar que e-mails de teste sejam disparados para clientes reais ou destinatários de produção.
Se você quiser testar uma automação de e-mail, pode habilitá-la manualmente dentro do Sandbox. Nesse caso:
O Sandbox usa um remetente próprio (por exemplo, um endereço do tipo "sandbox no-reply" exclusivo do ambiente de testes) sempre que a automação usa o remetente "E-mail automático".
Se a automação depende de um usuário específico (como "usuário pré-definido" ou "usuário do campo") que não existe no Sandbox, ela é ativada normalmente, mas não vai funcionar de fato.
Todos os destinatários configurados são copiados junto com a automação, mesmo que algum deles não exista como usuário no Ploomes.
Se uma automação falhar ao ser executada, o motivo do erro fica disponível no histórico de execuções da automação.
4.5) O que acontece com as integrações
Por segurança, todas as integrações nascem desligadas no Sandbox — nenhuma credencial ou configuração de integração é copiada automaticamente de produção. Isso evita que testes no Sandbox afetem sistemas externos reais (ERPs, ferramentas de marketing, etc.).
Nesta primeira versão do Ambiente de Sandbox, apenas as integrações com PowerBI e D4Sign estão disponíveis para uso. As demais integrações serão liberadas em breve.
Ao ativar uma dessas integrações no Sandbox, você configura as credenciais do zero — não é possível importar a configuração de produção.
A cada atualização do ambiente, qualquer integração que estava ativa no Sandbox é desativada novamente — mas permanece disponível para você reativá-la quando quiser.
4.6) O que acontece com os webhooks
Webhooks (integrações automáticas que enviam dados para URLs externas) nunca são copiados de produção para o Sandbox, e qualquer webhook criado manualmente dentro do Sandbox é apagado a cada atualização do ambiente — não existe opção de preservá-los.
Se você precisa testar webhooks no Sandbox, é necessário criar um novo apontando para uma URL de teste, ciente de que ele será removido na próxima atualização.
4.7) O que acontece com os formulários externos
Formulários externos são replicados normalmente de produção para o Sandbox, com todas as configurações mantidas. A diferença é o link: no Sandbox, o link do formulário usa um domínio próprio de testes (forms.sandbox.ploomes.com), diferente do domínio de produção.
Esse link é fixo: ele permanece o mesmo entre atualizações e recriações do ambiente. A cada atualização, as configurações do formulário são renovadas a partir de produção, mas a URL não muda — isso evita que alguém preencha, por engano, um link de teste pensando que é de produção (ou vice-versa).
4.8) Consultando o histórico do ambiente (logs)
Na aba Administração do Sistema, em produção, você encontra o histórico completo do ciclo de vida do seu Sandbox: criações, atualizações, cancelamentos e exclusões, com data, hora, quem solicitou e o status de cada operação. Esse histórico é mantido por 90 dias.
Os status que você pode encontrar são:
Em andamento — a atualização ou criação está sendo executada. Ao clicar, você vê o progresso em tempo real: etapas já concluídas, o que já foi migrado e o que apresentou erro até o momento.
Concluído — tudo foi migrado com sucesso. Ao clicar, você vê um resumo do que foi migrado (entidades e quantidades).
Concluído com pendências — o ambiente foi criado/atualizado normalmente, mas alguns cadastros específicos não puderam ser migrados. Ao clicar, você vê quais entidades tiveram problema, quais registros não foram migrados e o motivo (quando disponível).
Erro — a operação foi interrompida por falha na migração das configurações do ambiente (não dos dados). Nesse caso, a criação não é concluída, ou a atualização não é aplicada, dependendo de uma nova tentativa manual ou da próxima atualização automática.
Se alguma fórmula (em um campo, automação ou outra configuração) referenciar um registro que não existe no Sandbox — ou que aponta para um registro diferente do esperado —, esse problema também é registrado no histórico com detalhes suficientes para você localizar e corrigir a fórmula manualmente.
4.9) Usando metas e demais funcionalidades no Sandbox
Depois de configurado, o Sandbox funciona como um Ploomes normal para fins de teste, com algumas particularidades:
Metas e Relatórios são migradas como parte das configurações do ambiente. Os dados que elas exibem dependem exclusivamente dos registros que você escolheu migrar — se os registros vinculados não foram migrados, a meta aparece com um estado vazio.
Integrações de e-mail e de tarefas precisam ser habilitadas manualmente dentro do Sandbox — elas não vêm ativas por padrão.
O volume de dados que você pode criar manualmente dentro do Sandbox (além dos dados migrados) segue o mesmo limite do seu plano em produção.
Upload de arquivos funciona normalmente, com as mesmas restrições de tipo de arquivo, tamanho e armazenamento aplicadas em produção.
Funcionalidades de Inteligência Artificial não são exibidas no Ambiente de Sandbox.
A nova tela de resumo (ainda em fase Beta no restante do produto) não está disponível nesta primeira versão do Sandbox.
As opções de Dados de Pagamento, exibidas na aba de Administração, não aparecem no Sandbox.
Usuários de integração não são migrados para o ambiente de Sandbox.
4.10) Alterando as configurações do ambiente
Depois da configuração inicial, um administrador pode alterar, a qualquer momento:
A frequência de atualização automática (diária, semanal, mensal).
Usuários que acessam o ambiente.
A opção de preservação de usuários entre atualizações.
Toda alteração fica registrada no histórico do ambiente.
4.11) Excluindo o Ambiente de Sandbox
Se você não precisar mais do ambiente, é possível excluí-lo pela tela de configurações. Essa é uma ação irreversível: o sistema exige que você digite a palavra "DELETAR" para confirmar, justamente para evitar exclusões acidentais.
O processo de exclusão segue esta ordem: (1) você solicita a exclusão; (2) o sistema começa a excluir o ambiente; (3) os acessos são revogados e o ambiente para de funcionar; (4) usuários com sessão ativa são desconectados; (5) a exclusão é concluída. Esse processo leva, em média, 15 minutos.
O registro da exclusão fica guardado em produção por 90 dias. Depois de excluído, é necessário aguardar 24 horas antes de poder criar um novo Ambiente de Sandbox — durante esse período, o botão de criação fica desabilitado. Quando você criar um novo ambiente depois desse intervalo, o fluxo é idêntico ao de uma primeira ativação, sem nenhum resquício do ambiente anterior.
5) Limitações do Ambiente de Sandbox
Limite de registros migrados: até 10.000 cadastros no total, divididos entre as entidades selecionadas (com arredondamento para baixo quando a divisão não é exata — o total efetivo pode ficar levemente abaixo de 10.000).
Limite de usuários: até 5 usuários ativos por padrão.
Dados pessoais nunca são migrados: CPF, telefone, e-mail e campos personalizados do tipo "pessoa física" sempre retornam vazios no Sandbox.
Arquivos não são copiados: a estrutura de pastas da Biblioteca é replicada (nomes, hierarquia e permissões), mas os arquivos dentro delas não são migrados.
Webhooks nunca são migrados e qualquer webhook criado no Sandbox é apagado a cada atualização, sem opção de preservação.
Integrações são reiniciadas a cada atualização: mesmo que você tenha configurado e ativado uma integração, ela volta a ficar desativada no próximo refresh, exigindo nova configuração.
Somente PowerBI e D4Sign estão disponíveis nesta versão entre as integrações do Sandbox — as demais serão liberadas em breve.
Histórico de uso é perdido a cada atualização e a cada exclusão: logs de execução de automações, de integrações, histórico de atividades e e-mails enviados dentro do Sandbox não são preservados quando o ambiente é atualizado ou excluído. Apenas o histórico de criação/atualização/exclusão do próprio ambiente (visível em produção) é mantido, por 90 dias.
Sem backup ou recuperação: não existe cópia de segurança dos dados do Sandbox antes de uma atualização ou exclusão — uma vez substituídos ou apagados, os dados não podem ser recuperados.
Intervalo mínimo entre atualizações: 24 horas, contadas a partir da última atualização (manual ou automática) ou da criação do ambiente.
Ambiente fica indisponível durante atualizações e exclusões: por até 15 minutos, com desconexão forçada de quem estiver conectado.
Funcionalidades de Inteligência Artificial e a nova tela de resumo (Beta) não estão disponíveis no Sandbox nesta versão.
Tempo de espera para recriação: após excluir o ambiente, é preciso esperar 24 horas para criar um novo.
6) F.A.Q.
6.1) Por que alguns campos de contato aparecem vazios no Sandbox?
Por política de privacidade, dados pessoais como CPF, telefone e e-mail de pessoas físicas nunca são migrados para o Sandbox — eles sempre aparecem vazios, independentemente de existirem em produção. O mesmo vale para campos personalizados que você configurou como "pessoa física".
6.2) Por que não recebo e-mails ao testar uma automação no Sandbox? Automações de e-mail nascem desativadas no Sandbox. Se você as ativar manualmente, elas passam a funcionar.
6.3) Vou perder meu acesso ou senha do Sandbox toda vez que ele for atualizado? Só se você não tiver marcado a opção de preservação de usuários nas configurações do ambiente. Se a opção de preservação for selecionada, seu login e senha continuam funcionando normalmente após a atualização.
6.4) Por que só vejo PowerBI e D4Sign na lista de integrações do Sandbox?
Nesta primeira versão, apenas essas duas integrações estão disponíveis para uso no Ambiente de Sandbox. As demais integrações serão liberadas em breve.
6.5) Posso perder acesso ao Sandbox no meio de um teste?
Sim, se uma atualização (manual ou automática) começar nesse momento — você é desconectado automaticamente e só pode voltar a acessar quando a atualização terminar (em até 15 minutos).
6.6) Por que alguns usuários aparecem na lista, mas não conseguem acessar o Sandbox?
Todos os usuários da conta de produção são migrados e exibidos nas abas Usuários ativos e Usuários inativos para preservar a integridade dos vínculos entre os registros. No entanto, isso não significa que todos receberão acesso ao ambiente de Sandbox.
Para que um usuário possa acessar o Sandbox, ele deve ser selecionado durante a etapa de configuração do ambiente. Apenas os usuários que receberem essa permissão conseguirão acessar o novo ambiente, e serão exibidos na aba Usuários com acesso.
6.7) Por que meus dados de teste desaparecem de vez em quando?
Toda atualização do Sandbox, seja manual ou automática, é um processo destrutivo. Isso significa que todos os dados existentes no ambiente são apagados e substituídos por uma nova cópia da base de produção.
Esse comportamento é esperado e faz parte do processo de atualização do Sandbox. Se você deseja preservar alterações realizadas no ambiente, mantenha a atualização automática desabilitada e utilize apenas atualizações manuais. Assim, você define exatamente se/quando o Sandbox será atualizado, evitando a substituição de dados importantes de forma não intencional.
6.8) Consigo editar ou cadastrar usuários diretamente no Sandbox?
Não. A criação, edição e remoção de usuários é feita sempre a partir do ambiente de produção. Dentro do Sandbox, a tela de Administração exibe a lista de usuários apenas para consulta.
6.9) O link do meu formulário externo muda toda vez que o Sandbox é atualizado? Não. O link do formulário no Sandbox é fixo — ele se mantém o mesmo entre atualizações e recriações do ambiente, mesmo que as configurações do formulário sejam renovadas a partir de produção.
7) Glossário
Ambiente de Sandbox: ambiente de testes isolado, com URL própria, que replica periodicamente as configurações e uma amostra dos dados do ambiente de produção.
Refresh (atualização): o processo de "resetar" o Sandbox, apagando tudo o que existia nele e substituindo por uma nova cópia das configurações e dados de produção.
Replicação destrutiva: forma como o Sandbox é atualizado — os dados atuais são sempre apagados antes da nova cópia ser aplicada.
Entidade: um tipo de cadastro do sistema, como Empresa, Pessoa, Negócio, Produto, Venda, Proposta ou Documento.
Registro: um cadastro individual dentro de uma entidade (por exemplo, um contato específico é um registro da entidade Pessoa).
Usuário de referência: usuário migrado apenas para preservar vínculos de registros, sem credenciais e sem possibilidade de login no Sandbox — não aparece na aba "Usuários com acesso".
Preservação de usuários: opção de manter as credenciais de acesso de determinados usuários (ou de todos) intactas entre uma atualização e outra do Sandbox.
Webhook: mecanismo de integração que envia dados automaticamente para uma URL externa sempre que um evento ocorre no sistema.
Formulário externo: formulário público, com link próprio, usado para captar informações de terceiros diretamente no Ploomes.