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Fluxos de aprovação

Aprenda a configurar regras de aprovação (regras de negócio) nos documentos.

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Escrito por Lucca Leão
Atualizado há mais de uma semana

Conceito

As regras de negócio definem como uma empresa funciona e refletem as políticas internas, processos e regras básicas de conduta. Ou seja, é um conjunto de instruções e regulamentações que os colaboradores seguem no dia a dia. Se tratando de equipes comerciais, alguns exemplos de Regras de Negócio podem ser:

  • Não é permitido das mais do que 15% de desconto em uma proposta comercial.

  • Propostas enviadas para clientes do segmento alimentício devem passar por aprovação gerencial

  • Somente produtos de um determinado grupo podem ser vendidos com desconto, desde que não ultrapasse 5%

Como fazer

O Ploomes permite que você internalize suas Regras de Negócio, ou seja, traga-as para dentro da plataforma, para assegurar que seus processos de venda sejam seguidos conforme as regras estabelecidas. A configuração das regras fica disponível na área Administrativa do sistema, como mostrado na imagem abaixo:

Na tela que se abrir, é possível definir as regras e o que acontece em cada caso. As opções de Resultado são:

  • Bloqueio - impede que a proposta seja criada caso a regra seja quebrada.

  • Aprovação - dispara um fluxo de aprovação para um determinado grupo de pessoas quando a regra for quebrada. Os envolvidos então podem aprovar ou não a proposta, bem como escrever comentários a respeito.

  • Alerta - o vendedor será alertado de que algo está fora dos padrões, mas a proposta poderá ser gerada de qualquer maneira.

Para criar sua regra, basta clicar no botão "Nova regra", em seguida definir as regras e o resultado. É necessário definir o "Campo", "Operação" e "Valor".

  • O Campo é a variável em questão, pode ser o nome de um produto, a cidade de um cliente, o desconto da proposta, entre vários outros.

  • A Operação é a comparação que será feita, por exemplo: "maior que", "igual a", "diferente de".

  • O Valor é o valor que será comparado. Pode ser um número ou um texto. Um número é útil quando você quer impedir descontos maiores do que um determinado valor. Um texto é útil quando você quer verificar a Cidade de um cliente, o Estado, o Nome de um produto, entre outros.

Vamos pegar dois casos de exemplo:

  1. Bloqueio - quando o produto negociado for "Serviço sob medida", não permitir descontos maiores do que 10%.

2. Fluxo de aprovação - quando o desconto da proposta for maior do que 16% e o cliente for do estado do Rio de Janeiro (RJ), disparar um fluxo de aprovação para o gestor "Sr. Marinho". Se a proposta for aprovada, deverá ser aprovada em seguida pelos gestores "Srta. Rosa" ou "Cel. Mostarda".

Regras criadas, e agora?

Após definir suas regras, elas já começam a fazer efeito imediatamente. Vamos utilizar o exemplo acima e simular a criação de uma proposta comercial que quebre cada uma das regras.

Vamos tentar criar uma proposta comercial para um cliente do Rio de Janeiro, dando mais do que 15% de desconto. Ao tentar salvar, o seguinte alerta será exibido:

Diferente do caso do bloqueio, agora o usuário tem a opção de disparar o fluxo de aprovação.

Quando disparado, as pessoas envolvidas serão notificadas. O primeiro aprovador no caso é o "Sr. Marinho", que receberá a seguinte notificação:

Ao clicar no alerta, ele será direcionado para a página da proposta e terá a opção de Aprovar ou Recusar, além de escrever um comentário para todos os envolvidos. Note que ao recusar uma proposta, o motivo deve ser informado.

Conclusão

Regras de negócio bem definidas ajudam sua equipe a seguir as políticas internas de sua companhia, respeitando as restrições e regulamentações definidas para que nada fuja do processo. Agora você está apto a configurar suas próprias regras para uma gestão comercial mais eficiente!

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