Omie é um ERP (Enterprise Resource Planning), que integramos com o nosso CRM da Ploomes por meio de uma integração Plug-and-Play. Por meio dessa integração é possivel unir os dois sistemas através das entidades: Cliente, Produto, Venda, Produto da Venda, Serviço e Ordem de Serviço, e também os usuários no ploomes que são os vendedores no Omie. Esta aplicação permite a integração rápida, fácil e sem custos adicionais de desenvolvimento para os clientes da parceria.

Este documento apresenta o escopo e as explicações da integração. O documento começa com o resumo do escopo geral da integração. Em seguida, é explicado como funciona o mapeamento de campos entre as duas ferramentas e as instruções de ativação. Por fim, são demonstrados os detalhes técnicos de implementação para os desenvolvedores que precisarem de algum tipo de guia.

A integração do Ploomes com o Omie liga as informações de clientes, produtos e vendas do Ploomes com as entidades de Clientes/Fornecedores, Produtos, Serviços, Venda e Ordem de Serviços no Omie.

Conforme a imagem abaixo, a comunicação da integração se comporta unilateral ou bilateralmente, a depender das entidades envolvidas. A entidade de Clientes no Ploomes, se comunica bilateralmente com a entidade de Clientes/Fornecedores do Omie. Isso quer dizer que a criação, edição e exclusão de um cliente em um dos sistemas afetará o outro também. Entenda mais sobre quais são os campos que fazem parte da integração e às exceções de integração na seção sobre clientes.

A base de Produtos do Ploomes será preenchida pelo Omie, já que esta integração é feita unilateralmente. Qualquer criação, edição e exclusão no Omie será refletida no Ploomes. Por outro lado, nenhuma modificação no Ploomes é enviada ao Omie. O Omie possui duas entradas separadas: uma para produtos e outra para serviços. Essas duas tabelas serão enviadas ao Ploomes como produtos. Dito isso, recomenda-se que o cliente que optar por ativar a integração use somente o Omie para gerenciar os seus produtos.

A entidade de Proposta do Ploomes não é integrada ao Omie. Os cálculos de preços serão configurados no Ploomes, já que não foi possível integrar as tabelas de preços do Omie. A contribuição do Omie na criação de propostas será com o campo de consulta de estoque. Ao ativar a integração, o campo de tabela de estoque estará disponível para o usuário. Este campo dinâmico em produtos no Ploomes que contém uma tabela de informações sobre estoque de produto obtidas do Omie, obedece às regras de negócio do Omie como permissão de acesso da tabela para vendas e inativação da tabela.

Por fim, Vendas no Ploomes estão integradas ao módulo de Venda de Produto do Omie. Portanto, é imprescindível que o módulo esteja habilitado na conta Ploomes daqueles que querem usufruir da integração. A integração se comporta bilateralmente, então criação, edição e exclusão são transferidas entre os dois lados. Vale destacar que, por mais que os serviços do Omie sejam enviados ao Ploomes, a entidade de Vendas não está integrada à entidade de Ordens de Serviços do Omie. Qualquer venda, contendo produtos ou serviços, será enviada ao módulo de Venda de Produto do Omie.

De forma implícita, foi necessário sincronizar também usuários Ploomes com vendedores Omie, mas de forma passiva, não são criados novos usuários em nenhum dos dois lados já que o número de usuários define o preço de licença do software Ploomes, e também do Omie. É feita uma busca com base no e-mail, que é esperado existir em ambos os lados, como usuário Ploomes e vendedor Omie, após essa busca é preenchido o campo de Usuário ‘Id Vendedor (Omie)’ no Ploomes, com isso o vínculo está feito.

A próxima seção explica o comportamento fixo entre os dois sistemas. Alguns campos de clientes, produtos e vendas se comportam da mesma forma durante a integração para todos os usuários. A seção de mapeamento de campos explica melhor como o usuário pode customizar a integração usando campos personalizados do Ploomes para enviar impostos, dados dos clientes e especificidades das vendas entre os dois sistemas.

Cada entidade integrada apresenta suas próprias particularidades e comportamentos. A seguir, cada entidade é detalhada com a informação de quais campos têm protagonismo na comunicação entre os dois sistemas e quais ações dos usuários podem prejudicar a sincronização das informações.

As entidades de Clientes/Fornecedor (Omie) e Contatos (Ploomes) estão sincronizadas simultaneamente com seus campos mais importantes.

Mapeamento fixo de campos:

Observações:

Produtos, diferente das outras entidades, apenas descem do Omie para o Ploomes, não podemos criar produtos no Ploomes e enviar para o Omie, não é aceito.

Ao integrar com o Omie, duas famílias são criadas dentro do Ploomes, ‘Produtos’ e ‘Serviços’ e são utilizadas para separar no Omie quando pedidos de venda/serviço forem gerados no Ploomes.

Produtos Omie sem informação no campo família de produto são alocados no grupo “Produtos” dentro da família “Produtos” do Ploomes. Como os cadastros de serviços no Omie não possuem um campo de família, os serviços são cadastrados no Ploomes com o grupo “Serviços” da família “Serviços”.

Mapeamento fixo de campos:

Observações:

O campo de marcadores de produtos no Ploomes segue o mesmo comportamento do campo status relatado nas observações da integração de clientes.

Consulta de estoque: um campo dinâmico do tipo de texto multilinha guarda uma tabela HTML de estoque de produtos. Esta tabela obedece às regras de negócio de permissão para vendas do painel de configuração de Locais de Estoque no Omie. Desta forma, só aparecem estoque de locais habilitados para venda, opção destacada da imagem a seguir:

Exemplo da tabela no Ploomes:

Os campos carregados à essa tabela são:

Esta tabela é atualizada quando acontece uma movimentação no estoque do produto em que ela está ou quando o administrador clica em atualizar. Esta ação atualiza a situação de todos os produtos. No fim da tabela é indicado data e horário da última atualização para maior transparência.

Para criar um produto no Omie, é necessário preencher alguns campos obrigatórios, são eles: Descrição, Unidade, Código NCM e o Código do Produto (este último é preenchido automaticamente pelo Omie).

Os produtos, tem que obrigatoriamente pertencer à família “produtos” ou “serviços” no Ploomes, não é recomendado retirar dessas famílias pois poderá ocasionar erros nas integrações das vendas com esses produtos.

A integração de vendas entre o Ploomes e o Omie funciona de forma bilateral. Isso significa que uma venda criada no Ploomes será enviada para o Omie, e vice-versa. Dessa forma, quando uma venda é criada no Omie, ela também é automaticamente criada no Ploomes.

Para uma venda ser integrada ao Omie, algumas informações importantes, tem que estar preenchidas, a falta dessas informações pode gerar problemas na integração:

Mapeamento fixo de campos:

Observações:

As vendas do Ploomes e os pedidos do Omie sincronizam automaticamente ao ligar a integração de acordo com a configuração do usuário. Se as opções estiverem habilitadas, quer dizer que vendas e pedidos criados antes da ativação vão ser sincronizados entre os dois sistemas assim que a integração for ativada. Se as opções estiverem desativadas, somente pedidos e vendas criados APÓS a ativação serão sincronizados.

Os serviços do Omie também são incluídos no cadastro de produtos do Ploomes da forma explicada acima.

Caso o campo 'Método de Pagamento (Omie)' não esteja mapeado ou não preenchido, será enviado para o Omie com a opção 'À Vista'. É importante lembrar que esse campo deve ser mapeado com o campo 'Método de Pagamento' em 'VendaProduto', pois assim será possível preencher o campo 'Número de Parcelas' no Omie. Como esse campo é criado pela própria integração, não é recomendado adicionar opções a ele no Ploomes, pois isso pode ocasionar problemas na integração da venda.

Todas as vendas são inseridas no Omie usando a informação de conta-corrente configurada no modal da integração.

Ao marcar a opção 'As vendas nunca serão sincronizadas' no modal de integração, as vendas do Ploomes deixarão de ser sincronizadas. No entanto, o Omie ainda poderá criar/editar vendas no Ploomes. Para impedir essa sincronização também por parte do Omie, basta desativar os webhooks.

Os itens não seguem a mesma sequência de número do pedido unilateralmente. Caso seja desejável sincronizar os números do pedido em ambos os lados, Ploomes e Omie, é possível configurar o próximo número a ser usado no Ploomes. No módulo de Administração, entre na opção Módulos do sistema e selecione Vendas.

O pedido ao ser enviado para o Omie, é inserido com as configurações tributáveis alteradas automaticamente pelo Omie.

No Omie é possível alterar o Cliente da venda, no Ploomes não. Alterações no Cliente da venda no Omie não são aplicadas no Ploomes.

Quando excluímos uma venda no Ploomes, essa exclusão é automaticamente sincronizada e a venda é cancelada no Omie. Da mesma forma, quando excluímos uma venda no Omie, ela também é automaticamente excluída no Ploomes.

Quando uma venda é registrada no Ploomes contendo apenas produtos e posteriormente é editada para incluir algum serviço, resulta na criação de uma Ordem de Serviço no Omie.

Durante a ativação da integração, o cliente vai conseguir mapear campos do Ploomes com campos do Omie. Com isso, os usuários poderão usufruir da integração através das regras fixas entre campos (como mencionado na seção de Escopo), e de regras customizadas de acordo com as necessidades deles.

Tendo em vista que os campos do Omie e do Ploomes apresentam comportamentos diferentes, é importante destacar os seguintes pontos cruciais:

Toda mudança no mapeamento de campos é salva ao clicar em “Atualizar integração”. Quando a opção é ativada, a uma nova varredura é feita entre os dois sistemas. Esse processo pode demorar alguns minutos e é bastante pesado, então evite atualizações constantes a todo momento. Atualize a integração quando terminar todas as modificações ao invés de salvar a cada campo mapeado. A integração só executa caso houver alguma diferença nas configurações (para evitar abuso dessa função que sobrecarrega a API do Omie).

Os campos do tipo “opções pré-cadastradas” sincronizam suas opções com o Omie toda vez que a integração é atualizada. Ou seja, uma sincronização é disparada quando o usuário clica em “Atualizar integração” no painel de configuração de plug & play no Ploomes. Portanto, evite a alteração das opções quando o campo for usado na integração. Uma dica para evitar falhas é restringir a edição e inclusão de opções do campo para apenas o administrador da conta.

Toda vez que um campo de imposto do Omie é mapeado, o sistema do Omie automaticamente interpreta que as informações de imposto serão enviadas do Ploomes ao Omie. Então, o usuário deve escolher entre fazer as regras de impostos do Ploomes e enviar para o Omie ou deixar que o Omie se encarregue dos impostos. Cuidado com esta decisão. Se ao menos um campo de imposto do Omie for mapeado, ele deixa de calcular os impostos.

Alguns campos são apenas para leitura. O Omie recebe a informação mas não a utiliza para inserção ou atualização. Esses campos são:

Venda:

Ordem de Serviço:

Os campos a serem mapeados devem ter tipos compatíveis. Se qualquer campo estiver mapeado com tipos errados, a integração alerta sobre esse erro e não executa a sincronização.

Abaixo está a relação de campos do Omie e o tipo de campo esperado no Ploomes:

Novos campos de Serviço e de Ordem de Serviço

As Ordens de Serviço no Omie têm um comportamento peculiar. Quando é criado um novo serviço em uma Ordem de Serviço, é possível escolher um serviço da base de serviços cadastrados, ou criar um no momento da edição da Ordem, sendo que neste último caso, este serviço só existirá naquela ordem (chamaremos esse de serviço único).

No Ploomes não existe essa funcionalidade, então para que a integração aconteça, por recomendação da equipe de desenvolvimento da Omie, nós criamos um único serviço no Ploomes com nome “Serviços Prestados (NÃO APAGAR) (Integração Omie)” e com valor unitário 1,00 , e apontamos quaisquer serviços únicos do Omie para este serviço. O valor do item da venda é um valor exclusivo do item da venda, e não do produto, então continuará com o valor que veio da integração pelo Omie; Já o nome do produto, o Ploomes acessa diretamente do cadastro do produto. Portanto, a integração cria um campo com nome “Produto/Serviço (Omie)” que pega o nome do serviço único usado na Ordem de Serviço de lá, para ser usado no documento de venda no lugar do campo padrão [Produto.Nome].

- Não há suporte para a integração simultânea com vários CNPJs.

- A capacidade de consulta em tempo real de impostos não está disponível.

- A integração não abrange as funcionalidades de contas a pagar e contas a receber.

- A integração não inclui o módulo de "Vendas de Contratos".

- Nem todos os campos customizados estão integrados. Consulte a tela de mapeamento da integração para verificar a disponibilidade

- O cadastro de materiais não é integrado ao Ploomes.

- A ficha técnica do produto não é integrada.

- Quando uma venda é cancelada no Omie, não há reflexo automático no Ploomes. Existe uma melhoria em desenvolvimento para alterar este comportamento.

- Todos os produtos do Omie são enviados ao Ploomes, incluindo produtos de uso pessoal não destinados à comercialização. Não é possível realizar filtragem.

- No Ploomes, apenas uma conta pode ser escolhida para enviar pedidos, enquanto no Omie, para faturar, é possível alterar a conta, havendo mais de uma disponível.

- Ao ativar a integração, se um cliente existente na Ploomes também estiver no Omie, os dados serão atualizados no Omie, considerando a Ploomes como o primeiro proprietário da informação.

- Se os produtos forem retirados da família produtos ou serviços, a integração da venda pode ser afetada.

- Atualmente, o mapeamento de campos de data se limita à 'previsão de faturamento'.

- Campos de opção pré-cadastrada customizados não podem ser mapeados por valor padrão da proposta para a venda.

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