1) Sobre o DocuSign

DocuSign é uma plataforma online para assinatura de documentos. Simples, rápido, seguro e com validade jurídica para todo o Brasil, ela ajuda a tornar o processo de vendas mais ágil ao encurtar o tradicional e burocrático processo de assinaturas físicas.

2) Objetivos da Integração

Permitir a assinatura digital de propostas, contratos e documentos personalizados no Ploomes por usuários internos e externos, com diferentes formas de autenticação, acompanhamento das assinaturas e armazenamento automático do documento final assinado.

3) Requisitos para a Integração

Ter uma conta DocuSign ativa em um dos planos disponíveis. A integração não funciona na conta teste.

4) Ativando a Integração no Ploomes

Para ativar a integração, na tela inicial do Ploomes, vá em “Administração” no menu lateral e clique em “Integrações plug-and-play”.

Procure e clique sobre “DocuSign”. A seguinte tela irá aparecer e então clique em “Habilitar integração”.

Ao clicar em “Autorizar Integração”, uma nova janela irá se abrir para fazer login com sua conta DocuSign. Feito o login com seu e-mail e senha, o botão de autorização aparecerá como “Integração Autorizada” junto com um aviso no canto inferior direito confirmando o sucesso da autorização.

A seguir, preencha o campo “Assunto do e-mail” e “Mensagem que irá aparecer” com as informações genéricas de compartilhamento de seus documentos com os signatários / destinatários desejados.

Posteriormente, no item 5, mostraremos como customizar as informações desses campos para cada modelo de documento, dentro da tela de edição do mesmo.

Obs: Sugerimos que esses campos sejam preenchidos com informações a respeito do documento e não com instruções do tipo “Assinar”, “Verificar”, pois elas já virão indicadas pelo próprio Docusign. Além de que as mesmas mensagens aparecerão tanto no envio do documento para assinatura, quanto no e-mail de conclusão do processo com o documento final assinado, e todos os destinatários receberão a mesma mensagem.

Caso queira que os documentos assinados fiquem salvos no Ploomes, ative a opção logo abaixo da configuração do e-mail. Os documentos finalizados aparecerão dentro da página do cliente relacionado ao card em que o documento foi criado, dentro de anexos. Nesta página é possível visualizar e baixar os documentos.

Feita essa configuração, clicar em “Ativar integração” para poder começar a gerar e assinar os documentos com o DocuSign.

5) Configurando a Integração no documento

Após ativar a integração no Plomes, é necessário configurar seus modelos de documento para que eles recebam a assinatura digital do DocuSign.

Para isso, vá no menu “Administração”, clique em “Modelos de documento” e abra o modelo de documento que queira configurar, seja ele uma proposta, um documento de venda ou outros tipos de documento que você tenha criado no Ploomes.

Ao abrir o modelo de documento, no menu à esquerda da tela inicial, é possível alterar o “Assunto” e “Mensagem a ser enviada” para este modelo de documento, substituindo os textos definidos no momento da integração. Para isso, basta ativar o botão “Usar mensagem personalizada nesse modelo” e definir os novos textos.

Em seguida, escolha o local onde deseja que a assinatura digital apareça. Pode ser com a criação de um espaço sublinhado com uma indicação do assinante embaixo, como no exemplo a seguir.

Com o local definido, é hora de incluir os campos que puxarão as assinaturas digitais para o documento. Para isso, vá em “Campos”, clique em “Proposta” e na opção “Criar Campo”.

Quando a tela de Novo campo abrir, no menu de tipo de campo à esquerda, escolha o tipo “Assinatura DocuSign” e preencha o campo “Título do Campo” com um nome que ajude na identificação do tipo de assinatura desejada (Ex: “Contratante_1” ou apenas "Contratante"), mas sem o uso de espaço em branco para que o campo seja interpretado corretamente . O campo “Valor padrão” irá se preencher automaticamente. Em seguida, clique em salvar.

Um novo campo deverá ser criado para cada assinatura diferente que você queira incluir no documento. Para isso, repita o processo anterior definindo diferentes “Título do Campo” para cada nova assinatura (ex: “Contratada” e “Contratante_2”).

Com os campos criados, insira-os no documento e posicione-os sobre o local desejado. Em seguida, mude a cor da fonte dos campos para branco para que o nome do campo não apareça junto da assinatura que será colhida no documento.

Obs: nesta integração, a opção “esconder campo” no documento ou deixar a visualização do campo como “ocultar por padrão” não funcionam. É preciso mudar a cor da fonte do campo para branco.

Após incluir os campos, basta salvar o modelo do documento no canto superior direito para poder gerar seus documentos e coletar as assinaturas.

6) Utilizando a Integração

Com o documento gerado, na tela após sua criação, ao clicar no botão “Compartilhar” no canto superior direito, aparecerá a opção de compartilhar o documento via Docusign.

Nessa tela, é possível configurar a relação de assinaturas necessárias. No primeiro campo, deve ser selecionado o tipo de destinatário (veja os tipos disponíveis na Tabela de Destinatários), a necessidade ou não de autenticação (veja os tipos na Tabela de Autenticação) e o campo de assinatura que cada destinatário deverá preencher (criados no modelo de documento anteriormente – ex: “Contratante” e “Contratada” – daí a importância de escolher um título do campo que seja fácil de entender), clicando em “Adicionar” ao final.

Obs: Podem ser incluídos quaisquer e-mails no destinatário, independente de estarem cadastrados no Ploomes ou terem conta no Docusign.

Tipo de Destinatário

Descrição

Signatário

Deve analisar e assinar o documento no campo indicado.

Necessita visualizar

Precisa abrir e visualizar o documento, mas não precisa assinar.

Enviar uma cópia

Recebe uma cópia do documento, mas não necessita visualizar e nem assinar.

Tipo de Autenticação

Descrição

Código de acesso

O criador da relação de assinaturas deve definir um código para acesso do documento. Esse código deve ser compartilhado pelo próprio criador com os destinatários. Ele não é compartilhado automaticamente nem pelo DocuSign e nem pelo Ploomes.

Celular

O criador da relação de assinaturas deve informar o telefone do destinatário, que poderá optar entre receber um código para acesso do documento via SMS ou via ligação automática em inglês.

Com os destinatários e tipos de autenticação configurados, basta clicar em “Enviar para assinatura”.

Obs: Todos os destinatários adicionados receberão o documento simultaneamente no momento do envio e uma versão final ao término do processo. A ordem de adição na relação de destinatários não influencia a sequência de recebimento.

Também é possível acompanhar o processo de assinatura através do Ploomes. Para isso, é só clicar no indicativo “Assinatura por DocuSign ligada” no canto superior direito, que surge após o envio do documento para assinatura. À medida em que os destinatários forem realizando as ações necessárias, um “check” irá aparecer no círculo ao lado do e-mail.

7) Limitações da Integração

  • Não funciona com conta teste, apenas com contas ativas em um dos planos do DocuSign.

  • Não tem a funcionalidade de fluxo de assinaturas, com envio sequencial do documento aos destinatários. Todos os pedidos de assinatura, visualização e cópia são enviados ao mesmo tempo para todos os destinatários ao clicar em "Enviar para assinatura".

  • Não tem as opções de destinatários do tipo Agente, Editor, Intermediário, Signatário em pessoa, Testemunha e Notário. Existem apenas as opções de Signatário, Necessita visualizar e Enviar uma cópia.

  • Pelas características da integração e funcionamento do Ploomes, não é possível enviar mais de um documento por vez a uma mesma relação de destinatários. Os compartilhamentos são feitos e configurados documento por documento.

8) Casos específicos

8.1) Adicionar um novo destinatário após já ter enviado uma primeira leva de pedidos de assinatura.

Obs: só é possível incluir um novo destinatário na relação de assinaturas já enviadas se o documento não estiver finalizado (com todas as assinaturas e visualizações feitas).

Neste caso, basta incluir o novo destinatário na relação de assinaturas e clicar em "confirmar" ao aparecer a pergunta a seguir. Caso clique em "cancelar", o documento não será enviado e destinatário será removido automaticamente da relação.

8.2) Remover um destinatário após já ter enviado uma primeira leva de pedidos de assinatura.

Obs: só é possível remover o destinatário da relação se o mesmo ainda não tiver assinado ou visualizado o documento (no caso de serem do tipo "signatário" e "necessita visualizar", respectivamente).

Neste caso, basta excluí-lo da relação, clicando na lixeira à direita, inserir o novo destinatário e clicar em confirmar ao aparecer a pergunta a seguir.

8.3) Cancelar um documento enviado a uma relação de destinatários

Obs: só é possível cancelar um documento enviado a uma relação de destinatários se o documento não estiver finalizado (com todas as assinaturas e visualizações feitas).

Neste caso, basca clicar em "Cancelar envio de assinatura". Ao fazer isso, você poderá editar novamente seu documento e definir a nova relação de destinatários.

Atenção: seguindo as políticas do DocuSign, documentos cancelados também são consumidos do pacote de envelopes do plano contratado.

8.4) Editar um documento enviado a uma relação de destinatários

Obs: só é possível editar um documento enquanto o mesmo não tiver sido enviado a uma relação de destinatários.

Para habilitar novamente a opção de edição ou revisão, é necessário cancelar o documento inicialmente enviado clicando em "Cancelar envio de assinatura".

8.5) Incluir um destinatário como "Testemunha"

Apesar de a função "Testemunha" estar desabilitada, é possível gerar um campo de assinatura DocuSign com o nome "Testemunha", inseri-lo dentro do modelo de documento desejado e seguir o mesmo processo de compartilhamento com um "signatário", como demonstrado anteriormente. De acordo com consulta ao suporte da DocuSign, a validação jurídica é a mesma.

8.6) Destinatário com autenticação por código de acesso clicou em "Não recebi um código de acesso"

Ao clicar em "Não recebi um código de acesso", o destinatário não poderá mais abrir o e-mail com o documento. Neste caso, é necessário que o remetente do documento exclua-o da relação de e-mails e insira-o novamente, informando novamente o tipo de autenticação e código de acesso desejado.

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