Con la funcionalidad de Automatizaciones de Ploomes, es posible crear Negocios y alertas sobre los principales eventos de tus procesos. En este artículo se presentan algunas posibilidades de envío automático de correos electrónicos para acompañar los principales eventos de las negociaciones en el embudo. Como ejemplo, se considerará el escenario en el que un Coordinador de Ventas necesita ser informado, en tiempo real, sobre las actualizaciones de las negociaciones.

Vista general

Para crear una nueva automatización genérica, acceda a Administración > Automatizaciones. A continuación, seleccione la entidad Negocio (la nomenclatura puede variar según la configuración de la cuenta) y haga clic en Nueva automatización.

Al crear una nueva automatización, es necesario completar la siguiente información:

Descripción de la automatización
Informe un nombre que permita identificar fácilmente la automatización.

Cuándo debe activarse la automatización
Defina el desencadenante que hará que la automatización sea ejecutada.

Filtro
Si es necesario, agregue condiciones para que la automatización se ejecute solo en situaciones específicas. De esta forma, es posible refinar cuándo debe ocurrir la automatización según los criterios definidos.

Al activarse, ¿qué debe hacer la automatización?
Seleccione la acción que se realizará automáticamente después del disparo de la automatización.

Disparadores disponibles en las automatizaciones

Al configurar una automatización genérica, es necesario definir el disparador, es decir, el evento que hará que la automatización sea ejecutada. A continuación se presentan los principales disparadores disponibles:

Cuando el ítem sea creado
Este disparador se activa siempre que se crea un nuevo negocio en el embudo.
Es ideal para notificar el inicio de una negociación, garantizando que los responsables tengan visibilidad desde el primer contacto.
Cuando el ítem sea editado
Este disparador se activa siempre que se modifica alguna información del ítem. Puede utilizarse en conjunto con filtros para reaccionar a cambios específicos, como alteración de estado, responsable, etapa o campos personalizados.
Cuando el ítem sea eliminado
Este disparador ocurre cuando un ítem es eliminado del sistema. Puede utilizarse para registrar esta acción o notificar a los responsables sobre la eliminación.
Cuando el negocio es ganado
Este disparador se activa cuando un negocio es marcado como ganado. Es indicado para procesos de posventa, como el envío de correos de bienvenida o el inicio de flujos internos.
Cuando el negocio es perdido
Este disparador se activa cuando un negocio es definido como perdido. Puede utilizarse para enviar notificaciones o iniciar acciones de recuperación.
Cuando el negocio es reabierto
Este disparador ocurre cuando un negocio que ya fue cerrado (ganado o perdido) es reabierto. Es útil para retomar procesos comerciales y notificar a los responsables sobre la reactivación de la negociación.
Periódicamente
Este disparador permite ejecutar automatizaciones en intervalos de tiempo definidos (como diariamente, semanalmente, etc.). Es ideal para monitoreos, recordatorios y acciones recurrentes basadas en tiempo, como verificar negocios sin actualización.

La imagen a continuación presenta los disparadores disponibles para la configuración de automatizaciones.

Acción de envío de correos electrónicos

En este artículo, el enfoque es crear alertas automáticas por correo electrónico. Por lo tanto, se utilizará la acción de envío de correo electrónico. Al seleccionar esta opción, será necesario completar los siguientes campos:

a) Tipo de remitente
Define en nombre de quién será enviado el correo. Es posible utilizar un remitente automático (no-reply@ploomes.com), un usuario predefinido o el usuario de un campo.

b) Usuario para notificación de fallo
Seleccione un usuario que será notificado en caso de que ocurra una falla en el envío del correo.

c) Destinatario del correo
Elija un campo de correo electrónico o informe manualmente los destinatarios (separados por punto y coma).

d) Asunto del correo
Defina el título del mensaje. Es posible utilizar campos para personalización.

e) Contenido del correo
Indique el mensaje que será enviado. También es posible utilizar campos para componer el contenido automáticamente.

Sugerencias de configuración

Después de comprender los campos que deben completarse, se deben configurar las automatizaciones. Como sugerencia, a continuación se presentan cuatro escenarios que ayudan a hacer el proceso más ágil y a dar visibilidad a los involucrados.

Para utilizar los modelos de mensaje, basta con copiar el código disponible en cada enlace y pegarlo en el campo Código fuente, como se muestra a continuación: