Sobre a Integração com D4Sign
A integração com a D4Sign permite que os usuários do Ploomes realizem assinaturas digitais diretamente pela plataforma, utilizando as funcionalidades da D4Sign para envio, autenticação, rastreamento e armazenamento de documentos assinados. Essa funcionalidade atende clientes que já utilizam a D4Sign ou que desejam uma opção robusta de assinatura digital, proporcionando centralização dos processos, segurança e ganho de produtividade. A integração também fortalece o portfólio do Ploomes, contribuindo para atrair e manter clientes que demandam esse tipo de solução.
Pré-requisitos
Ter uma conta ativa na D4Sign, em qualquer um dos planos disponíveis.
Acesso ao Token de acesso à API e da Chave de Criptografia fornecidos pela D4Sign.
Configurando/Ativando a Integração com D4Sign
1. Ativação da Integração
Para ativar a integração:
Na tela inicial do Ploomes, vá em Administração > Integrações plug-and-play.
Localize e clique sobre “D4Sign”.
Clique em “Habilitar integração”.
Em seguida, clique em “Autorizar Integração”.
Uma nova janela será aberta para realizar a autenticação com sua conta D4Sign.
Preencha com:
Token da API
Chave de Criptografia
Esses dados podem ser obtidos na D4Sign acessando:
Configurações da Conta > </> Dev (API) > Meus dados da API
Caso você não encontre essa opção na sua conta D4Sign, contatar o suporte da D4Sign para que eles possam direcionar a demanda e te ajudarem a acessar o seu Token API e sua chave criptografada
Após autenticar a integração com a D4Sign, você poderá definir os comportamentos padrão que serão aplicados sempre que um documento for enviado para assinatura. Essas configurações ajudam a garantir organização e praticidade no uso da ferramenta.
Cofre e Pasta padrão
Cofre padrão: obrigatório para o funcionamento da integração. É o local onde os documentos assinados serão armazenados dentro da D4Sign.
Você pode escolher entre os cofres existentes em sua conta da D4Sign, que são sincronizados automaticamente após a autenticação.Pasta padrão (opcional): caso queira, você pode vincular uma pasta específica dentro do cofre selecionado. Isso permite manter os documentos organizados por categoria, tipo ou cliente, por exemplo.
Outras configurações disponíveis
Mensagem personalizada para os signatários:
Defina um texto que será exibido no corpo do e-mail enviado pela D4Sign ao signatário. Essa mensagem pode incluir orientações sobre o conteúdo do documento ou instruções específicas sobre a assinatura.Observação: atualmente não é possível personalizar o assunto do e-mail enviado pela D4Sign.
Importação automática para o Ploomes:
Você pode ativar a opção “Deseja importar os documentos para o Ploomes após eles serem assinados?”Ao ativar esse recurso, os documentos assinados serão automaticamente anexados ao registro correspondente (proposta, venda ou documento) dentro do Ploomes. Isso facilita o acompanhamento do processo e centraliza os arquivos diretamente no CRM.
Comportamento da importação de documentos para o Ploomes após assinados:
Se ativado, o documento assinado será anexado automaticamente no cliente, no card ou em ambos, conforme o tipo de documento:
Propostas: anexo no card e no cliente (se houver).
Vendas: anexo no cliente e no card (se houver).
Documentos de cliente: anexo na página do cliente.
Documentos de card: anexo no card e no cliente (se houver).
Utilizando a Integração com D4Sign
2. Configuração do Modelo de Documento
Como configurar âncoras de assinatura digital com D4Sign no Ploomes
Após ativar a integração com a D4Sign no Ploomes, é possível configurar os modelos de documento para definir o posicionamento da assinatura digital. Essa etapa não é obrigatória para o funcionamento da integração, ou seja, a assinatura digital tem validade jurídica mesmo sem o posicionamento no documento, mas pode ser feita caso você deseje controlar visualmente onde a assinatura será aplicada.
Passo a passo para configurar
Acesse seus modelos de documento
No menu Administração, clique em Modelos de documento e abra o modelo que deseja configurar (proposta, documento de venda ou qualquer outro tipo criado no Ploomes).
Defina o local da assinatura
Escolha o ponto do documento onde deseja que a assinatura apareça. Uma boa prática é criar um espaço sublinhado e adicionar uma indicação do assinante, como neste exemplo:
Crie os campos de assinatura digital
Vá até o menu Campos
Clique em Proposta (ou outro tipo correspondente ao modelo)
Selecione Criar Campo
No menu lateral, escolha o tipo de campo Assinatura D4Sign
Preencha o campo Título do Campo com um nome identificável, sem espaços (ex:
Contratante1,Contratada1).O campo “Valor padrão” será preenchido automaticamente.
Clique em Salvar
Crie campos para todas as assinaturas necessárias
Caso o documento precise de mais de uma assinatura, repita o processo criando novos campos com nomes diferentes (ex:
Contratante2,Contratada2).Insira os campos no documento
Posicione cada campo criado no local correspondente da assinatura.
Em seguida, altere a cor da fonte do campo para a mesma cor do fundo do documento. Isso evita que o nome do campo fique visível na versão final assinada.
Importante: Na integração com a D4Sign, a opção “esconder campo” ou marcar o campo como “ocultar por padrão” não funciona. Por isso, é essencial mudar a cor da fonte para ocultar o texto visualmente.
Salve o modelo
Após finalizar as configurações, clique em Salvar no canto superior direito da tela.
Pronto! O modelo estará configurado para exibir as assinaturas digitais nos locais definidos ao ser enviado via D4Sign.
3. Envio de Documentos
Após gerar uma proposta, documento ou venda pelo Ploomes, clique em Compartilhar.
Selecione D4Sign.
Os campos de cofre e pasta são preenchidos automaticamente com os valores definidos na configuração e não podem ser alterados pela tela de envio (apenas pela tela de configuração).
Com o documento gerado, ao clicar no botão “Compartilhar” no canto superior direito da tela, será exibida a opção de compartilhamento via D4Sign.
Nessa etapa, você poderá configurar suas preferências e necessidades no envio de assinatura. No primeiro campo, selecione o Tipo de Assinatura (consulte a lista completa de tipos de assinatura). Em seguida, defina a Via de Envio (veja as opções disponíveis na lista de vias), o Tipo de Autenticação (veja as opções na lista de tipos de autenticação) e, se configurado, a Âncora, o campo de assinatura que cada destinatário deverá preencher.
Finalize adicionando o contato do signatário e clicando em “Adicionar”.
Campos disponíveis no envio:
Tipo de assinatura
Lista completa de assinaturas disponíveis no campo
Assinar
Aprovar
Reconhecer
Assinar como parte
Assinar como testemunha
Assinar como interveniente
Acusar recebimento
Assinar como Emissor, Endossante e Avalista
Assinar como Emissor, Endossante, Avalista e Fiador
Assinar como fiador
Assinar como parte e fiador
Assinar como responsável solidário
Assinar como parte e responsável solidário
Assinar como fiel depositário
Assinar como avalista
Assinar como Anuente
Assinar como Interveniente Garantidor
Assinar como Parte e Avalista
Assinar como Parte, Avalista e Interveniente Garantidor
Assinar como Parte e Fiador
Assinar como Parte e Fiel Depositário
Assinar como Parte e Interveniente Garantidor
Assinar como Fiduciante
Assinar como parte e fiduciante
Assinar como devedor da cédula de crédito bancário
Assinar como Credor de Cédula de crédito bancário
Via de envio:
E-mail: preenchimento manual com sugestões automáticas baseadas nos contatos do Ploomes.
WhatsApp: exige telefone do contato (preenchido automaticamente, se disponível).
Tipo de autenticação:
Sem autenticação (padrão)
Exigir código
Exigir token SMS
Exigir token whatsapp
Exigir autenticação PIX
Exigir documento com foto
Exigir documento com foto + selfie
Exigir autenticação por vídeo selfie
Exigir certificado digital ICP-Brasil
Observação: Os recursos de autenticação via token SMS e token WhatsApp são oferecidos pela D4Sign e devem ser contratados separadamente.
Para utilizá-los no processo de assinatura, é necessário:
Entrar em contato diretamente com a equipe da D4Sign
Solicitar a contratação dos pacotes específicos de envio de token por SMS e/ou WhatsApp
Âncoras de assinatura (caso estejam configuradas no modelo de documento):
Serão aplicadas conforme a estrutura definida no modelo. Para saber como configurar, consulte o Item 2 "Configuração do Modelo de Documento" desse artigo.
4. Ordenação de Assinaturas
Por padrão, os signatários recebem o documento ao mesmo tempo, em um fluxo de envio paralelo. Isso significa que todos podem assinar assim que o documento for enviado.
Se for necessário que o documento seja assinado em uma ordem específica — por exemplo, primeiro pela contratante, depois pela contratada — você pode configurar o envio sequencial. Para isso:
Ative a opção "Quero que as assinaturas sejam realizadas na ordem configurada acima" na tela de envio do documento.
Em seguida, organize a ordem dos signatários clicando e arrastando cada um deles para a posição desejada na lista.
A numeração da ordem de assinatura será ajustada automaticamente conforme a posição definida.
Essa funcionalidade garante que o próximo signatário só receba o documento depois que o anterior tiver finalizado sua assinatura, respeitando a sequência definida.
Importante:
Não é possível editar a ordem digitando manualmente os números. A posição de cada signatário deve ser ajustada com o movimento de arrastar para cima ou para baixo.
Após o início do processo de assinatura, a ordem configurada não pode mais ser alterada.
Caso um novo signatário seja adicionado após o envio, ele será posicionado automaticamente após o último da lista atual, respeitando a sequência já definida.
5. Acompanhamento da Assinatura
Após o envio do documento para assinatura pela D4Sign, o acompanhamento do status pode ser feito de duas formas:
Visualização rápida no documento
A indicação “Assinatura por D4Sign ligada” será exibida no canto superior direito do documento compartilhado.
Ao clicar nesse botão, será aberta uma tela com o painel de acompanhamento da D4Sign, que mostra:
A lista dos signatários configurados;
Um check verde ao lado do nome de cada pessoa que já concluiu sua parte do processo;
Usuários sem o check verde ao lado do nome que estão com pendências para a finalização do documento.
6. Ações Pós-Envio
Após o envio de um documento para assinatura pela D4Sign, algumas ações continuam disponíveis enquanto o fluxo de assinatura estiver em andamento:
Adicionar signatários – Permitido enquanto houver signatários pendentes.
Editar ou remover signatários – Permitido apenas para os signatários que ainda não assinaram.
Reenviar documento – Possível para signatários que ainda não concluíram a assinatura.
Cancelar assinatura – Permitido enquanto o fluxo de assinatura ainda não tiver sido finalizado.
7. Quando a assinatura é concluída
O botão de acompanhamento muda para “Assinatura D4Sign realizada”.
Todos os nomes dos signatários aparecem com check verde, e o status geral indica que o documento foi finalizado com sucesso.
Se, na configuração da integração, estiver marcada a opção para importar os documentos assinados, o PDF assinado será automaticamente salvo nos Anexos:
Do cliente vinculado à proposta, venda ou documento;
E do negócio vinculado.
Campo de "Assinado (D4Sign) no Ploomes
Um campo chamado “Assinado (D4Sign)” é criado automaticamente no Ploomes.
Ele será preenchido com “Sim” assim que todas as assinaturas forem finalizadas.
Esse campo pode ser usado em filtros, automações e relatórios para facilitar o acompanhamento e a execução de ações pós-assinatura.
8. Campos da Integração
Ao habilitar a integração com a D4Sign, alguns campos personalizados são criados automaticamente no Ploomes. Esses campos permitem acompanhar o status de envio e assinatura dos documentos, além de registrar as configurações utilizadas.
Campos de envio e rastreamento
Esses campos indicam se o item foi enviado para a D4Sign e armazenam os respectivos identificadores gerados pela plataforma:
Venda enviada (D4Sign) – Indica se a venda foi enviada para assinatura via D4Sign.
Proposta enviada (D4Sign) – Indica se a proposta foi enviada para assinatura via D4Sign.
Documento enviado (D4Sign) – Indica se o documento foi enviado para assinatura via D4Sign.
ID de venda (D4Sign) – Armazena o identificador da venda na D4Sign.
ID de proposta (D4Sign) – Armazena o identificador da proposta na D4Sign.
ID do documento (D4Sign) – Armazena o identificador do documento na D4Sign.
Campos de configuração
Esses campos registram as opções configuradas no momento do envio do documento:
ID do Cofre (D4Sign) – Indica o cofre utilizado no envio do documento.
ID da Pasta (D4Sign) – Indica a pasta utilizada no envio do documento.
Enviado em ordem de assinatura (D4Sign) – Campo do tipo "Sim/Não" que informa se o documento foi enviado com a opção de ordem de assinatura ativada.
Assinado (D4Sign) – Campo do tipo "Sim/Não" que será preenchido automaticamente com "Sim" quando todas as assinaturas forem concluídas.
Esses campos podem ser utilizados em filtros, automações e relatórios para facilitar o controle e o acompanhamento do processo de assinatura eletrônica.
9. Limitações da Integração com D4Sign
Funcionalidades não disponíveis nesta versão
Alguns recursos oferecidos pela D4Sign não estão disponíveis nessa versão da integração com o Ploomes.
Grupos de assinatura
Não é possível configurar grupos de assinatura, onde mais de uma pessoa é elegível para assinar, mas apenas uma precisa concluir a assinatura.
Esse tipo de configuração pode ser útil para equipes maiores, mas no momento a integração trabalha com signatários definidos individualmente.
Reordenação alterada pelo número na ordem de assinatura
A ordenação dos signatários pode ser feita diretamente pela interface, por meio da funcionalidade de arrastar e soltar.
A edição da ordem por número manual (por exemplo, digitar “2” para mover um signatário para a segunda posição) não está disponível nesta versão.
Observadores e destinatários em cópia
A opção de adicionar pessoas para receberem uma cópia do documento após a assinatura, sem necessidade de assiná-lo, não está habilitada nessa versão da integração.
Múltiplas autenticações combinadas
A D4Sign permite configurar mais de um método de autenticação ao mesmo tempo (como token SMS + código por e-mail).
Na integração atual, é possível escolher apenas um tipo de autenticação por signatário.
Navegação por subpastas
Todas as pastas, junto das subpastas da conta D4Sign são exibidas como uma lista simples durante a configuração.
A navegação por níveis hierárquicos das subpastas não está disponível.
F.A.Q.
1. Como ativo a integração?
Acesse Administração > Integrações plug-and-play, clique em D4Sign e siga as etapas de autenticação com os dados fornecidos pela D4Sign.
2. Posso alterar o cofre ou a pasta no momento do envio?
Não. O cofre e a pasta são definidos na tela de configuração da integração e utilizados automaticamente nos envios.
3. É possível reordenar os signatários?
Sim. A reordenação pode ser feita apenas por arraste (drag & drop) na interface. Não é possível editar a ordem digitando números manualmente.
4. Como posiciono a assinatura no documento?
Utilize o campo “Assinatura D4Sign” no modelo de proposta ou documento. Posicione o campo onde desejar e defina a cor da fonte como branca para que o texto não apareça visualmente.
5. Quais tipos de autenticação estão disponíveis?
Todos os métodos oferecidos pela D4Sign estão disponíveis. Autenticação por Pix, SMS ou WhatsApp exige contratação adicional diretamente com a D4Sign.
6. O que acontece se o cofre configurado for excluído na D4Sign?
A integração será desabilitada na primeira tentativa de envio após a exclusão. O usuário verá um toaster de erro, e o primeiro usuário que ativou a integração receberá uma notificação por e-mail informando a desativação.
7. O que acontece se a pasta configurada for excluída na D4Sign?
A pasta será removida da tela de integração, e os documentos passarão a ser enviados apenas para o cofre configurado.
Importante: a pasta excluída não será automaticamente removida do campo salvo na configuração.
8. Posso adicionar o mesmo signatário mais de uma vez?
Não. O sistema impede a duplicação de signatários para garantir a integridade do fluxo de assinatura.
Glossário
Token API / Chave de Criptografia
Credenciais fornecidas pela D4Sign para autenticação da integração.
Cofre (D4Sign)
Estrutura principal de armazenamento de documentos.
Pasta (D4Sign)
Subdivisão dentro do cofre para organização dos arquivos.
Assinatura D4Sign
Campo utilizado no modelo de documento para indicar o local da assinatura.
Via de envio
Meio pelo qual o signatário recebe o link de assinatura (e-mail ou WhatsApp).
Tipo de autenticação
Mecanismo de verificação utilizado antes da assinatura.