Exportar documentos transforma os dados dos documentos cadastrados no Ploomes em uma planilha Excel. Isso ajuda a acompanhar os documentos emitidos fora do sistema, ou a levar esse histórico para outra plataforma.
Este artigo trata da exportação para Excel. Para manter dashboards atualizados automaticamente, veja o artigo de Integração Power BI.
⚠️ Atenção:
Documentos faz parte do módulo adicional Propostas, Vendas e Documentos, que não está incluído no plano Ploomes Básico e pode ser contratado à parte. Veja mais em Quais são os módulos do sistema?
A exportação de abas depende de uma permissão do perfil de usuário. Se a opção não aparecer na sua tela, fale com o administrador da conta.
A planilha é um espelho exato da aba, com os mesmos filtros e colunas. Por isso, ela traz apenas os documentos que o seu perfil pode ver. Se faltarem documentos, confira com o administrador quais documentos o seu perfil enxerga.
A exportação gera uma planilha com os dados de cada documento (número, título, cliente, criador etc.). Ela não gera os arquivos PDF. Para baixar o PDF de um documento, abra-o e clique em Compartilhar, no canto superior direito, ao lado de Editar. Com a opção PDF selecionada, clique em Fazer download em PDF. O download é feito um documento por vez. Veja como funciona no artigo de Compartilhamento.
Onde acessar
No menu lateral, abra o módulo Documentos e selecione a guia Documentos, no topo da tela, ao lado de Propostas e Vendas.
💡 Dica: por padrão, a tabela mostra uma linha por documento (Quebrar por documentos). Para exportar os produtos dos documentos, e não os dados do documento em si, clique em Quebrar por documentos e, em Opções de visualização, selecione Quebrar por produtos ou Quebrar por vínculos de produto. A planilha terá uma linha para cada produto ou vínculo de produto de cada documento.
Como exportar
A exportação funciona da mesma forma em qualquer entidade do Ploomes. Só muda a tela de partida. Para uma visão geral do recurso e das entidades que podem ser exportadas, veja o artigo Como exportar abas pelo Ploomes.
Configurar a aba
No painel de Abas, escolha uma das opções:
Usar uma aba existente: selecione a aba na lista e confira se os filtros trazem exatamente os documentos que você quer exportar.
Criar uma aba nova: clique em Nova aba, dê um nome a ela e defina quem pode vê-la (você, um perfil de usuário ou uma equipe).
Configure os filtros da aba. Deixe os filtros em branco para listar todos os documentos que você pode ver, ou defina critérios para restringir o que será exportado. Por exemplo, para listar apenas os documentos gerados neste ano, selecione Data de criação (Documento) > Igual a > Valor > Data relativa > Este ano. No filtro, os campos aparecem com “(Documento)” no fim do nome. Data de criação e Data são campos diferentes:
Data de criação: preenchida automaticamente quando o documento é gerado e não pode ser alterada. Use esse campo para listar documentos gerados em um período.
Data: vem preenchida, mas pode ser alterada no documento.
Adicione as colunas que devem aparecer na tabela. Elas são as colunas que vão para a planilha. Clique no ícone de ⚙️ (engrenagem), no canto superior direito, depois da última coluna.
Clique no campo desejado e selecione a coluna que quer inserir:
Campo do próprio Documento: digite o nome do campo na caixa de busca e selecione-o na lista.
Campo de uma entidade vinculada (por exemplo, dados do Cliente ou do Negócio do documento): digite o nome da entidade vinculada e selecione-a na lista. Um retângulo com o nome dessa entidade aparece logo abaixo. Clique nele para abrir uma nova caixa de busca com os campos daquela entidade. Repita para descer mais um nível. Os retângulos se acumulam, um por nível, até você escolher o campo final.
Para incluir o campo como coluna, clique no “Check” (✓), à direita. Repita para cada coluna e ordene os campos como preferir. Para excluir uma coluna, clique no ícone de lixeira.
Exportar para Excel
Passe o mouse sobre o nome da aba desejada.
Clique no ícone de ⚙️ (engrenagem) chamado Ações da aba.
Selecione a opção Exportar aba para Excel.
Leia atentamente as orientações e confirme.
Clique no ícone de progresso da exportação para acompanhar o processamento e fazer o download.
Pronto! Os dados foram exportados. O arquivo gerado é uma planilha Excel (.xlsx), não um conjunto de PDFs.
💡 Dica: os arquivos exportados também ficam em Suas exportações e podem ser baixados por até 2 dias depois de concluídos.
Exemplos
Documentos gerados no período: filtre pela Data de criação (Documento) e adicione as colunas Número, Título, Cliente e Criador.
Documentos por modelo: adicione a coluna Modelo e, no Excel, use uma tabela dinâmica para contar quantos documentos foram gerados com cada modelo.
Documentos aceitos pelo cliente: filtre pelo campo Aceita externamente e adicione a coluna Data de compartilhamento do documento.
Documentos sem negócio ou sem cliente: filtre os documentos cujo campo Negócio ou Cliente está vazio. Isso ajuda a identificar documentos emitidos fora do funil de vendas ou sem cliente associado.
Limitações da exportação
Cliente, Negócio e Proposta origem são opcionais. Um documento pode ser gerado só para um cliente, sem negócio, ou até sem cliente. Nesses casos, as colunas que puxam dados dessas entidades ficam vazias na planilha.
Nem toda relação funciona nos dois sentidos. Cada documento tem no máximo um negócio, então numa aba de Documentos dá para puxar ou filtrar dados do Negócio. Já um negócio pode ter vários documentos. Por isso, numa aba de Negócios só é possível trazer o Último documento do negócio, não um documento específico nem todos eles. A aba de Clientes funciona da mesma forma.
Colunas de entidades vinculadas vão até 4 níveis (exemplo: Documento › Negócio › Cliente › Responsável). Cada nível deixa a aba mais pesada e mais lenta para carregar.
O documento não tem o campo Responsável. O campo de usuário do documento é Criador. Para chegar a um responsável, passe por uma entidade vinculada (exemplo: Documento › Cliente › Responsável).
O documento não tem campo de valor total, diferente de propostas e vendas. Para exportar valores, use Quebrar por produtos (valor por produto) ou um campo personalizado de valor, se a conta tiver.
Limite aproximado de 50 mil linhas e 30 colunas por aba. Pode ser menos, dependendo dos tipos de campo. Para bases maiores, divida a exportação, como mostra a seção “Bases com mais de 50 mil linhas”.
Se a exportação der erro, pode ser um limite atingido. Reduza o número de colunas, sobretudo as que vêm de entidades vinculadas diferentes, e use filtros para diminuir a quantidade de dados.
Campos multilinha: a formatação é removida e o conteúdo é cortado a partir de cerca de 2.000 caracteres.
Campos Sim/Não, como Aceita externamente, saem como TRUE/FALSE. O Excel pode traduzir esses valores de acordo com o idioma configurado.
O que não é exportado
Produtos opcionais dos documentos.
Anexos dos documentos.
Arquivos PDF dos documentos.
Blocos e Parcelas do documento como linhas separadas. A quebra de linhas só é feita por produtos ou por vínculos de produto.
Bases com mais de 50 mil linhas
Para bases maiores que o limite, divida os dados com filtros, por exemplo separando em abas por ano da data de criação ou por faixa de Id.
Veja abaixo como dividir por Id. Para dividir por data, a lógica é a mesma: defina uma faixa inicial e uma final e siga para as próximas faixas.
Adicione a coluna Id pela engrenagem, à direita. A coluna aparece na tabela, pronta para ordenar.
Ordene os documentos pelo Id, clicando no cabeçalho da coluna.
Anote o Id mais baixo. Avance as páginas até chegar ao próximo Id que vai servir de corte.
Crie uma nova aba, ou duplique a atual para manter filtros e colunas, e adicione os filtros Id > Maior ou igual a > [Id mais baixo] e Id > Menor que > [próximo Id].
Para a faixa seguinte, duplique a aba e troque os valores pelos da próxima faixa.
Repita até cobrir toda a base. Exporte cada aba separadamente e, se precisar, junte as planilhas no Excel.
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