A exportação de produtos gera uma planilha do Excel (.xlsx) com os produtos cadastrados no Ploomes. A planilha serve para consultar os dados e montar relatórios fora do sistema ou para atualizar vários produtos de uma vez.
A planilha mostra a base como ela estava no momento da exportação e não se atualiza depois. Se você quer um painel que se atualiza sozinho, acesse o artigo Integração Power BI.
⚠️ Atenção:
Para exportar, o perfil de usuário precisa ter acesso ao módulo de Produtos e permissão de exportação. Se a opção de exportar não aparecer, fale com um administrador da conta.
Onde acessar
Clique em Produtos no menu lateral.
No canto superior direito, confira se o botão Modo de visualização mostra Produtos. Se mostrar outro modo, clique no botão e escolha Produtos.
💡 Dica: para exportar Grupos, Famílias, Vínculos de produto ou Produtos do cliente, escolha o modo de visualização. A opção "Produtos de cliente" também pode estar descrita como "Produtos recorrentes".
Como exportar
A exportação funciona do mesmo jeito para todos os cadastros do Ploomes. O que muda é só a tela onde você começa. Para ver o processo geral, acesse Como exportar abas pelo Ploomes.
Configurar a aba
A planilha traz exatamente o que a aba mostra, com as mesmas colunas e os mesmos filtros. Por isso, configure a aba antes de exportar.
No painel Abas, à esquerda, clique na aba que você quer exportar e confira os filtros dela.
Se preferir criar uma aba nova, clique em Nova aba. Dê um nome e escolha quem pode vê-la: só você, um perfil de usuário ou uma equipe.
Configure os filtros da aba. Sem filtros, a aba mostra todos os produtos que você pode ver. Com filtros, ela mostra só os produtos que você escolheu, por exemplo os de um grupo.
Clique na engrenagem ⚙️ no canto superior direito, no fim das colunas.
Digite o nome do campo na busca e selecione.
Clique no Check (✓) à direita para incluir o campo como coluna.
Repita os passos 5 e 6 para cada coluna. Se precisar, mude a ordem das colunas ou apague as que não quer com o ícone de lixeira.
Algumas colunas que você pode usar: Id, Nome, Valor unitário, Código, Grupo e Família. Os campos personalizados criados em Configurar campos de produtos também podem virar coluna. Para trazer a família do produto, inclua a coluna Família.
Exportar para Excel
Passe o mouse sobre o nome da aba.
Clique na engrenagem ⚙️ Ações da aba.
Clique em Exportar aba.
Leia as orientações com atenção e confirme.
Acompanhe o progresso da exportação e faça o download do arquivo.
Pronto! O arquivo sai no formato Excel (.xlsx) e fica guardado em Suas exportações por 2 dias. Você pode exportar várias abas ao mesmo tempo.
Limitações da exportação
Tamanho da planilha: cada exportação traz até cerca de 50 mil linhas e 30 colunas. O número de colunas pode ser menor, dependendo dos tipos de campo. Para exportar mais linhas, veja a próxima seção.
Tamanho da base: a base de produtos aceita até 200.000 produtos. Os produtos opcionais também entram nessa conta.
Acesso aos grupos: cada grupo de produto define quais usuários e equipes podem vê-lo. Só saem na planilha os produtos dos grupos que você pode ver. Para exportar a base inteira, você precisa ter acesso a todos os grupos.
Grupo e família: todo produto pertence a um grupo, mas a família é opcional. Se o grupo do produto não tiver família, a coluna Família sai vazia.
Erros na exportação: se a exportação der erro, tire colunas da aba, principalmente as que vêm de cadastros ligados diferentes. Também ajuda usar filtros para diminuir a quantidade de produtos.
O que não sai na planilha: anexos e arquivos dos produtos, configurações e regras (como formulários, configuração de campos e filtros) e o histórico de alterações.
Bases com mais de 50 mil linhas
Como cada exportação traz até cerca de 50 mil linhas, uma base maior precisa ser dividida em várias abas pelo Id. Uma base perto de 200 mil produtos precisa de pelo menos 4 exportações.
Clique na engrenagem ⚙️ e adicione a coluna Id.
Clique no cabeçalho da coluna Id para ordenar os produtos.
Anote o menor Id. Depois, avance as páginas até encontrar o Id que vai começar o próximo bloco.
Em Ações da aba, clique em Duplicar aba. A cópia já vem com as mesmas colunas e filtros.
Na cópia, adicione estes dois filtros:
Id > Maior ou igual a > menor Id do bloco
Id > Menor que > Id que começa o próximo bloco
Para o próximo bloco, duplique a aba e troque os valores dos filtros. No último bloco, use só o filtro Maior ou igual a.
Repita até cobrir toda a base. Exporte cada aba separadamente e, se precisar, junte as planilhas no Excel.
Exemplo: se o primeiro bloco começa no Id 1.000 e o segundo no Id 85.400, os filtros da primeira aba ficam Id Maior ou igual a 1.000 e Id Menor que 85.400. Assim, nenhum produto fica de fora e nenhum aparece em duas planilhas.
Como atualizar produtos com a planilha exportada
Você pode exportar os produtos, mudar os dados na planilha e importar o arquivo de volta para atualizar vários produtos de uma vez. Para isso, a exportação precisa incluir as colunas Id e Grupo.
⚠️ Atenção: não mude a coluna Id na planilha. É por ela que o Ploomes sabe qual produto atualizar.
Na hora de importar, marque Detectar duplicado por este campo na coluna Id. A planilha precisa estar em .xlsx, ter uma única aba e não ter fórmulas nem caracteres especiais.
Veja o passo a passo em: Como atualizar sua base de produtos
💡 Dica: antes de excluir produtos em massa, exporte a base para ter uma cópia de segurança, porque a exclusão não pode ser desfeita. Para saber mais, acesse Como deletar completamente sua base de produtos.
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