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Automações de funil podem economizar cliques, movimentando o processo ou duplicando-o em novo estágio quando bate certas condições; Podem criar tarefas ou disparar um e-mail para um usuário, ou preencher alguma informação do negócio automaticamente.

Contam com um gatilho, filtros, e uma lista de ações - veremos à frente como configurá-los.

Na configuração das etapas do funil, clique em 'Configurar automações' na etapa desejada, e clique em Nova automação.

Preencha a descrição da automação com uma descrição breve do que ela faz. É importante documentar bem a automação, para que facilite a manutenção da conta no futuro.

Depois, preencha o gatilho:

"Gatilho" quer dizer "Quando essa automação vai rodar?".

O filtro da automação é opcional, assim como nos checklists. Define sob quais condições a automação deve rodar. Clique aqui para ver mais sobre filtros.

Em "Ao ser disparada, o que a automação deve fazer?" preenchemos as ações da automação:

Selecione o campo a ser editado, e o valor a ser preenchido:

Muda de etapa o negócio.

Vale ressaltar que negócios ganhos e perdidos não podem ter sua etapa alterada, por isso a automação só funciona com os gatilhos 'Quando o negócio for reaberto' e 'Quando o negócio entrou nesse estágio'.
Se existe um checklist pendente, o negócio também não vai mudar de estágio. Para corrigir isso, insira o mesmo filtro da automação nas condições do checklist

Preencha o novo estágio para configurar:

Duplica o negócio em novo estágio.

Recomendo a automação no último funil 'Quando o item for ganho, duplicar em novo estágio' para encaminhar negócios do funil de prospecção para o funil de vendas, por exemplo.

É interessante ganhar negócios quando sua jornada no funil for concluída, e criar um novo negócio no próximo funil para se ter um histórico detalhado de cada processo.

Para configurar, preencha o novo estágio do negócio:
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Envia um e-mail ao destinatário selecionado.

Primeiro, selecione o tipo de remetente - E-mail automático sai do "no-reply@ploomes.com"; caso um usuário tenha SMTP configurado, pode ser selecionado como remetente.

Depois, configure o destinatário - Pode ser um campo configurado, como email do contato, ou um destinatário fixo, como o financeiro da sua empresa.

Por fim, configure o conteúdo do email, preenchendo o assunto e o corpo.

Personalize o e-mail com placeholders, como o nome do cliente, em "Campos".

Cria uma tarefa para os usuários definidos, a x dias do gatilho da automação.

Preencha os campos para customizar a tarefa.

Automações de funil rodam, por padrão com a permissão do usuário que executa o gatilho. Isso significa que se o usuário não tiver acesso ao funil de vendas, uma automação que duplica o negócio no funil de vendas não vai rodar.

É possível configurar nas regras do funil a opção de Executar automações com o usuário de automação:

As automações genéricas rodam com permissão de administrador.

Como citado antes, automações também não podem movimentar negócios ganhos ou perdidos, ou avançar negócios que tenham checklists pendentes

É preciso também tomar cuidado com os disparos de e-mail, pois um e-mail automático pode ser enviado ao cliente no momento errado, caso não seja configurado corretamente.

As automações permitem conexões entre processos, seja preenchendo dados, criando novos negócios, criando tarefas de alerta com condições de data...

Também permitem que sejam feitos cálculos automáticos dentro do sistema, atribuição de responsabilidade e outras facilitações.

Para acessar o módulo, clique em Administração - Automações

A Entidade da automação é onde vai acontecer o gatilho. Se, por exemplo, quero preencher um dado de cliente quando um negócio for ganho, a entidade será "Negócio", pois independente da ação estar preenchendo dados de cliente, o gatilho foi um negócio.

Para configurar uma automação, selecione uma entidade e clique em "Nova automação".

São 4 configurações básicas:

Preencha o título da automação com uma descrição breve do que ela faz. É importante documentar bem a automação, para que facilite a manutenção da conta no futuro. Uma boa prática é escrever qual é o processo de qual essa automação faz parte.

"Gatilho" quer dizer "Quando essa automação vai rodar?".

As opções variam de entidade em entidade, dependendo do comportamento de cada funcionalidade do sistema. Os gatilhos disponíveis são:

Dispara na criação da entidade selecionada.

Dispara na edição da entidade selecionada. Aqui, é fortemente recomendada a configuração de uma trava na automação, para evitar que seja disparada em todas as edições.

Dispara na deleção da entidade selecionada.

Dispara quando um negócio no funil é marcado como 'ganho'. É recomendado filtrar por funil, dependendo da necessidade.

Dispara quando um negócio no funil é marcado como 'perdido'. É recomendado filtrar por funil, dependendo da necessidade.

Dispara quando um negócio no funil que está ganho ou perdido for reaberto. É recomendado filtrar por funil, dependendo da necessidade.

As automações periódicas rodam para todos os itens da entidade que se encaixam com o filtro configurado, então é importante filtrar para que não rodem desnecessariamente, pois podem causar uma fila de disparos ou uma alteração em massa indesejada. Reforçamos que não existe reversão de edições no Ploomes, então uma automação periódica que roda para todos os negócios zerando o valor, por exemplo, pode causar um problema imenso na conta.

Para configurar a automação periódica, definimos se roda a cada x dias, semanas, meses ou anos - e a data e hora da primeira execução.

Também recomendamos a configuração de uma trava nas automações periódicas

Esse disparo é referente ao fluxo de aprovação interno no Ploomes. Quando um aprovador der seu parecer, a automação será disparada.

Esse disparo é referente ao aceite pelo cliente via Link Web. Quando o botão 'aceitar' ou 'recusar' for clicado no link web, a automação roda.

A automação roda quando uma tarefa for finalizada.

A automação roda quando uma tarefa finalizada é reaberta.

Os filtros limitam quais itens serão afetados por uma automação. São a parte mais importante da automação, e devem ser configurados com cautela.
​Clique aqui para aprender a paramentrizar filtros.

As automações podem ter mais de uma ação.

A Ação da automação define o que vai ser executado, e todas as edições são referentes ao item do gatilho.

Edita um campo especificado.

Primeiro, selecionamos o campo a ser editado:

Depois, selecionamos o tipo de preenchimento:
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em "Valor estático, preencho um valor fixo

Em "Puxar valor de um campo", seleciono o campo que vai ser puxado:
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E em "Fórmula", configuro uma fórmula em JavaScript para definir o valor resultante:

Dispara um email para o remetente selecionado.

Primeiro, seleciono o tipo de remetente:

E-mail automático será disparado por no-reply@ploomes.com.

Com Usuário pré-definido e Usuário do campo, selecionamos um usuário que vai ser o remetente desse email via integração SMTP. É necessário ativar a integração de e-mails antes.

Clique aqui para integrar seu email

Agora, selecionamos um usuário que será notificado caso a automação falhe. A automação pode falhar caso o destinatário não exista ou o remetente não tenha um email configurado.

Em "Selecione campo de e-mail para o destinatário ou escreva e-mails separados por ponto e vírgula", selecionamos quem vai receber esse email. Se for direcionado para o cliente, por exemplo, uso o campo de cliente "e-mail".

Atenção: se eu preencher por exemplo o campo "Cliente" do negócio, a automação vai considerar o nome do cliente como destinatário, o que resultará em um erro.

E, por fim, configuramos o assunto e conteúdo do e-mail. É possível inserir campos customizados no botão "Campos", e editar o HTML do email em "Código-fonte".

⚠️ATENÇÃO: O Ploomes não é um sistema de e-mail marketing, e seu provedor não o reconhecerá como e-mail marketing. O disparo de emails por automações periódicas pode causar um bloqueio da parte do seu provedor de e-mails.

Cria uma tarefa respeitando os campos confiugrados. Configure o usuário a receber a tarefa, tipo, título, descrição e data, além de outros detalhes. A Data pode ser definida para x dias depois da automação - para que a tarefa seja criada para o dia em que a automação rodou, preencha '0' dias após a automação.

Os campos livres, como "título", também podem ser preenchidos por título, como na ação "Editar dados".

Cria um novo negócio.

Defina o funil e estágio em que o negócio será criado, e o formulário do funil será espelhado na configuração da automação. Os campos podem ser puxados de outro campo (baseado com o campo do negócio gatilho) ou calculados por fórmula.

Cria um registro de interação. Os campos espelham o formulário de novo registro de interação.

Roda apenas em automações de negócio - perde um negócio com o motivo de perda espcificado

Uma automação que roda com a edição de um item, ou vasculha a base todos os dias, por exemplo, precisa rodar apenas uma vez para cada item que se encaixe nos filtros. O que podemos fazer para garantir isso é incluir nas ações da automação algo que impeça que caia no filtro da mesma. Podemos criar um novo campo para isso, da seguinte maneira:

Nas ações, selecione "Editar dados". Garanta que essa seja a primeira ação a rodar.

Selecione "Criação rápida" e configure o campo com um bom nome e o tipo 'checkbox' (verdadeiro ou falso):

Vamos preencher esse campo com o valor estático Sim:
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Agora, salve a automação, feche-a e abra novamente - isso faz com que o campo esteja disponível para ser inserido nos filtros:

A lógica é:

A automação só roda se o bloqueio não estiver ativo, e quando roda, ativa o bloqueio.

Isso garante que automações não rodem sem necessidade na conta, o que aumenta a performance do sistema e impede filas e lentidões em outras automações.