Tarefas no Ploomes são agendamentos futuros ou registros de pendências. É a melhor forma de coordenar com sua equipe os próximos passos em um processo.
Como acessar o módulo?
Para acessar a tela de tarefas, clique no ícone de calendário, no canto superior direito:
Vemos então um calendário completo:
Criando uma tarefa
Posso criar uma tarefa usando o atalho Shift+T, ou clicando em "Nova tarefa" na tela do calendário.
O formulário de tarefa não pode ser customizado, e apresenta os seguintes campos:
Tipo
O tipo define a cor da tarefa no calendário, e facilita o filtro das tarefas. Podemos selecionar entre:Simples
Visita
Telefone
E-mail
Reunião
Conferência
Whatsapp
Título
Uma breve descrição da tarefa.
Descrição
Uma descrição detalhada da tarefa, como a pauta de uma reunião.
Data
A data da tarefa no calendário.
Horário
O horário da tarefa no calendário.
Duração
A duração da tarefa, começando a partir do horário selecionado.
Repetir a cada
A frequência da tarefa. Caso um valor seja preenchido, será criada uma nova tarefa assim que esta for finalizada.Lembrete por e-mail
A quanto tempo da tarefa será disparado um lembrete para os usuários marcados.
Anexo
Um campo para subir arquivos até 25Mb.
Cliente
O cliente vinculado à tarefa. Caso preenchido, a tarefa aparece na tela do cliente. Ao adicionar um cliente do tipo pessoa física a este campo, ele automaticamente preenche o campo de contato relacionado com este mesmo cliente, possibilitando compartilhar este contato com a integração.
Negócio
O negócio vinculado à tarefa. Caso preenchido, a tarefa aparece na tela do negócio.
Usuários
Os usuários relacionados à tarefa. A tarefa aparece nos calendários dos usuários.
Marcadores
Tags que ajudam a filtrar e organizar tarefas.
Endereço
Vincula um endereço à tarefa.
Contatos relacionados
Adiciona contatos além do cliente selecionado. Este campo serve para adicionar outros contatos, seja do cliente selecionado ou não, e permite compartilhar estes contatos com as integrações de tarefas (Outlook ou Google Calendar).Adicionar contatos relacionados à tarefa da integração
Com esta opção ativa, seus contatos relacionados serão enviados à integração de calendário que estiver sendo utilizada para serem convidados e serão notificados. Esta opção só está visível quando existe alguma integração de calendário ativa.
Configurações de visualização
No cabeçalho do calendário, temos algumas configurações que filtram facilmente as tarefas. No superior esquerdo:
Os ícones filtram as tarefas por tipo, e as setas mudam o mês do calendário. Clicando em 'Hoje', navegamos para o mês atual.
No canto superior direito:
Mapa
Visualiza as tarefas no mapa, dependendo do campo Endereço preenchido. Funciona da mesma maneira que na tela Clientes.Podemos ver mais sobre a visualização de clientes nesse artigo.
Exibir
Semelhante ao "Exibir" em Negócios, permite escolher entre tarefas finalizadas e abertas, minhas ou de outros usuários."Minhas tarefas" se refere a tarefas das quais o meu usuário tem atividades a serem realizadas, ou seja, meu usuário está inserido no campo "Usuários".
"Tarefas de outros" se refere a tarefas das quais outros usuários possuem atividades a serem realizadas.
Filtros
Filtros rápidos para segmentação de tarefas. Podemos saber mais sobre sua utilização nesse artigo.Calendário
Aqui, podemos trocar a forma de visualização:
Lista exibe uma lista com todas as tarefas, começando pelas abertas. Clicando na 'bolinha', fica fácil de finalizar tarefas em massa.
Tabela exibe uma aba, como vimos em outros módulos. A aba pode ser exportada para excel, para melhor controle gerencial.
Registros de interação são parte do próximo módulo, que vemos nesse artigo.Mês / Semana / Agenda
Muda o formato do calendário entre mensal, semanal ou diário.
Restrição de finalização de tarefa e campo de responsável
Na configuração do módulo de tarefas, é possível habilitar a flag "Habilitar o campo "Responsáveis" na tarefa".
Quando a flag está ativa, um novo campo chamado "Responsáveis" é exibido na tarefa.
Esse campo, composto por usuários, define os responsáveis pela execução da tarefa e altera os seguintes comportamentos:
Finalização e edição da Tarefa:
Apenas os usuários designados como responsáveis e os administradores podem finalizar e editar a tarefa.
Se o campo estiver vazio, qualquer usuário pode concluir a tarefa, pois entende-se que não há responsáveis atribuídos.
Atribuição Automática e Manual:
O criador da tarefa é automaticamente adicionado à lista de responsáveis.
Outros usuários responsáveis que poderão finalizar a tarefa devem ser adicionados manualmente.
Restrição de Usuários:
Somente os usuários presentes no campo "Usuários" podem ser adicionados ao campo "Responsáveis".
Feedback Visual:
Se um usuário não for responsável pela tarefa, o botão para finalizá-la fica bloqueado e uma mensagem informa o motivo da restrição.
Ativando a funcionalidade
Acesse a tela de Administração e clique em "Módulos do sistema"
Acesse o módulo de "Tarefas"
Habilite a opção de "Habilitar o campo "Responsáveis" na tarefa
